Организация складского учета на предприятии
Успех в деятельности каждого предприятия определяется массой выполняемых требований, зачастую касающихся четкой организацией работы складского хозяйства. Об особенностях ведения склада узнаем из этой статьи.
Как организована работа склада
Как правило, сохранность производственных запасов обеспечивается оборудованием специальных складских площадей. Храниться на складе могут:
- Товары для дальнейшей реализации;
- Готовая продукция;
- Запчасти, расходные и комплектующие материалы;
- Спецодежда и спецобувь, рабочий инвентарь и т. д;
- ТМЦ, принятые на ответхранение.
Ведение складского учета осуществляется обученными высококвалифицированными работниками, руководит которыми заведующий складом.
Это особенно важно для коммерческих фирм, специализирующихся на продажах, где данные об остатках товаров на складе постоянно обновляются.
В зависимости от масштабов производства под началом заведующего может находиться штат кладовщиков и подсобных рабочих – грузчиков, уборщиков. На каждого из них возложены соответствующие обязанности.
Этот штат сотрудников обеспечивает организацию складского учета на предприятии. Заведующий контролирует все перемещения товаров: оприходование поставок, перевод в торговый зал, отгрузки контрагентам, внутрифирменное передвижение. Кладовщики (операторы складского учета) непосредственно выполняют следующие функции:
- оприходование готовой продукции, товаров на склад;
- прием и проверка сопроводительных документов;
- занесение сведений по приходу в складские учетные формы;
- отгрузка/выдача товаров покупателям по оформленным расходным документам;
- занесение информации об отпуске ТМЦ в учете;
- извещение бухгалтера об увеличении закупочных цен, внесение изменений в учетную документацию;
- участие в проведении инвентаризации имеющихся на складе товаров и запасов.
На руководителя склада и подчиняющихся ему кладовщиков возложена материальная ответственность за сохранность МЦ.
Система складского учета
Важным моментом в эффективной организации работы на складе является четкая система учета, обеспечивающая правдивое и полное отражение поступления, перемещения, использования или списании ТМЦ. Движение ТМЦ на складе документируется на каждом этапе от приемки до выбытия.
К общим принципам, характерным для складского учета, относят ведение количественно-суммового учета ТМЦ:
- по номенклатуре;
- по сортам и видам.
Аналитический учет осуществляется по номенклатурным номерам и местам хранения ТМЦ – по каждому складу отдельно. Сведения о движении материалов аккумулируются на счете 10, корреспондирующемся со счетами расчетов с контрагентами, производства (основного и вспомогательного), списания потерь и недостач.
Порядок операций по движению и учету материалов на складах компаний регламентируется инструкцией по складскому учету, приемлемой для отрасли, в которой фирма работает. Например, предприятия, специализирующиеся на выпуске безалкогольных напитков и пива, руководствуются принятой 06.02.1976 г. и дополненной в 2014 году инструкцией по приемке, складированию, хранению и учету МПЗ.
Отпуск ТМЦ регулируется ПБУ 5/01 «Учет МПЗ». Применяются различные способы оценки ТМЦ, как то:
- по средней себестоимости однородных товаров;
- методу ФИФО, когда ТМЦ выбывают со склада в той последовательности, в которой поступают;
- по себестоимости каждой позиции. Применяется для уникальных материалов или учитываемых в особом порядке (например, драгметаллов).
Принятый компанией порядок учета материалов закрепляется в учетной политике.
Документооборот на складе предприятия
Документы складского учета – это комплект форм, применение которых также закрепляется в учетной политике фирмы.
Чаще используют унифицированные типовые бланки, но компаниям предоставлена возможность разрабатывать документы в соответствии с требованиями закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете», приемлемые в специфике предприятия.
Каждая операция на складе оформляется соответствующим документом. Представляем основные хозяйственные операции и документы, подтверждающие ведение складского учета материалов:
Операция
Подтверждение документом
Содержание документа
Действия персонала
склада
бухгалтерии
Приход ТМЦ на склад
Приходный ордер ф. М-4 составляется на основании накладных и счетов-фактур от поставщика.
№ партии, количество и стоимость ТМЦ, дата поступления
Кладовщик при приемке сверяет номенклатуру, количество ТМЦ с данными поставщика и заказом, составляет ордер
Бухгалтер приходует ТМЦ на основании приходных ордеров
На каждую позицию заводят карточку складского учета ф. М-17
Информация о принятом к учету материале – цена, количество, сумма, дата поступления
Оформляется кладовщиком на каждое наименование принятого материала
В конце месяца сверяет данные карточек с учетными регистрами. Заверяет карточки подписью.
Акт ф. М-7, если присутствует несоответствие между реальным количеством и указанным поставщиком
Сведения о расхождениях в поставке
Составляется претензия в адрес поставщика, передается кладовщиком ему и в бухгалтерию
Отслеживает действия поставщика
Отпуск ТМЦ
Требование-накладная ф. М-11
Наименование и количество отпущенных ТМЦ в производство или на сторону
Кладовщиком записываются сведения о количестве выбывших ТМЦ
Проводки по списанию ТМЦ на производство, в реализацию
Лимитно-заборная карта ф. М-8
Накладная на отпуск на сторону ф. М-15
Отмечается выбытие в карточке ф. М-17
Списание ТМЦ
Акт
Информирует о количестве ТМЦ с указанием причины списания (порча, недостача и др.)
Составляется работниками склада (по факту порчи или после инвентаризации)
Списывается на основании акта
Оформление результатов инвентаризации
Отчет о движении ТМЦ ф. МХ-20
Сопоставляется приход/расход ТМЦ с фактическими данными
Ведение на складе с подсчетом итогов при движении ТМЦ
Сверка достоверности движения ТМЦ с данными бухучета
Складской учет: организация, ведение, документы и программы :
От того, насколько правильной является организация складского учета, зависит эффективность деятельности предприятия. Цеха должны своевременно обеспечиваться сырьем и комплектующими, готовая продукция должна отгружаться в срок.
Данные складского учета позволяют оценить наличие и характер перемещения материальных ценностей. Обобщение информации может осуществляться различными способами. Выбор того или иного метода зависит от специфики деятельности предприятия, его финансовой политики.
В последнее время достаточно популярны различные программы, позволяющие осуществлять складской учет в автоматизированном режиме.
Методы
Ведение складского учета может осуществляться двумя способами: по партиям и по сортам изделий. От выбранного метода будет зависеть порядок составления документации. При этом, вне зависимости от способа, складской учет осуществляется в натуральных единицах. В качестве первичной документации выступают приходно-расходные ордера.
Специфика
Складской учет может осуществляться по наименованиям товаров. Каждая партия, которая поступает на предприятие, добавляется к имеющемуся сорту продукции.
У каждого лица, несущего материальную ответственность, есть журнал (книга) складского учета.
Если на предприятии используется второй метод, каждая партия размещается отдельно от товаров, полученных ранее. На нее заводится специальная карта.
Нюансы
Всю первичную документацию, связанная с перемещением товарных ценностей, принимает бухгалтерия. Складской учет осуществляется в разрезе каждого участка хранения и по наименованиям (номенклатурным номерам), группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам. Для этого могут использоваться оборотные ведомости либо сальдовый метод. Как правило, применяются первые.
Особенности использования информации ведомостей
При сортовом методе составляется карточка складского учета на каждое наименование товарных ценностей. В ней отражается движение материалов (их приход-расход), в соответствии с информацией из первичной документации.
Карточка складского учета содержит расчет месячного оборота и остаток на начало следующего периода. На основании полученных сведений формируются ведомости. Они составляются на каждый склад в отдельности. Ответственные лица выполняют сверку информации.
Если складской учет осуществляется партионным методом, то приходно-расходные документы группируются, согласно номенклатурным номерам. По ним рассчитываются итоги. Результаты определяются отдельно по приходу и расходу. Карточки при этом не составляются.
Итоги месяца вносятся в оборотные ведомости. Сведения из них сопоставляются с остатками, зафиксированными в карточках складов.
Сальдовый метод
Он отличается тем, что бухгалтерия не осуществляет суммовой и количественный учет перемещения товарных ценностей в разрезе номенклатуры. Оборотные ведомости при этом также не формируются. Складской учет выполняется в разрезе субсчетов, групп, балансовых счетов исключительно в денежных единицах.
Материально-ответственные сотрудники используют первичные документы. На основании их выполняется количественный, а в случаях, предусмотренных в 264 пункте Методических указаний, также и суммовой учет в складских карточках. Специалисты финансового отдела предприятия принимают первичную документацию и проверяют ее.
Остатки товарных ценностей на первое число месяца заносятся в сальдовую ведомость. Ею может быть документ по ф. МХ-19, утвержденный Постановлением Госкомстата № 66 от 9 августа 1999 г. Сальдовая ведомость предоставляют склады вместе с первичными бумагами.
Документ формируется аналогично оборотному, исключая отражение прихода-расхода.
Журнал
При использовании сортового метода по каждому наименованию открывают одну или несколько страниц книги. Это зависит от объема операций, связанных с приемом или расходованием материалов. Также может заводиться отдельная карточка. Заголовок страницы содержит:
В оставшейся части отражают приход, расход и указывают остаток продукции. Записи делаются в соответствии с документом по каждой операции. Если объем материалов большой, используется информация из накопительных документов. Постановление №66 предусматривает разные формы журналов. К примеру, складской учет может осуществляться с использованием ф. МХ-2.
Оформление
Книга складского учета заполняется материально-ответственным сотрудником. В качестве основания выступает документация о приеме/выдаче товарных ценностей, переданных на хранение. В журнал записывают:
Операции, связанные с принятием ценностей и предоставлением их, подтверждаются подписями материально-ответственных сотрудников.
Другие формы
Журнал по ф. МХ-19 используется на предприятиях, которые осуществляют складской учет сальдовым методом. Информация указывается на основании документов, составленных сотрудниками, ответственными за хранение. Карточки проверяются специалистами финансового отдела. Правильность отражения информации по остаткам заверяется подписью.
Существует еще одна форма, которую используют специалисты, осуществляются складской учет. Производство периодически поставляет готовую продукцию в места хранения. Для оформления таких операций используется накладная по ф. МХ-18. Она оформляется в 2-х экземплярах.
Составляет накладную материально-ответственный сотрудник подразделения, которое передает на хранение готовые изделия. На основании первого экземпляра цех, бригада, участок списывает продукцию, а на основании второго – принимающее лицо ее оприходует. На накладной должно стоять две подписи – приемщика и сдатчика.
Форма МХ-18 используется также переработчиками давальческого сырья в процессе передачи готовых изделий на хранение.
Партионный способ
При его использовании заполняется документ формы МХ-10 в двух экземплярах. Он регистрируется в специальной книге. В качестве порядкового номера выступает номер партии.
Один экземпляр формы остается в месте хранения и выступает как регистр складского учета, а второй – передается в бухгалтерию. Партией товара можно признавать ценности, имеющие одно наименование, поступившие от одного поставщика.
К ней можно также отнести изделия, доставленные одним или несколькими видами транспорта.
Заполнение документов
При оформлении карты, складской работник указывает дату составления и ее номер, название товара, реквизиты акта о приеме и накладной, сведения о поставщике. Кроме этого, в документ заносится информация о виде транспорта, месте отправления, сорте и массе (количестве) изделий.
По ходу отпуска продукции в карте отражается дата выдачи, номер расходного документа, характеристики товара. После того как партия будет полностью выдана, в ней ставят подписи товаровед и заведующий местом хранения. Документ передается бухгалтерии для проверки.
Если в ходе нее будет выявлена недостача изделий, то специалист, не дожидаясь инвентаризации, списывает ее в пределах нормальной убыли на издержки при обращении. Количество недостающего товара сверх нее взыскивается с материально-ответственного сотрудника.
Если выявляются излишки, то они подлежат оприходованию.
Акты (ф. МХ-12, МХ-11)
Эти документы оформляются при расходовании товаров. Форма МХ-12 используется для отражения расхождений по приходу-выдаче ценностей. В прочих случаях используется ф. МХ-11. Акты отражают приход-расход по каждой партии. Документы формируются комиссией в 2-х экземплярах. Один из них передается бухгалтерии не позже следующего дня, второй оставляет у себя материально-ответственное лицо.
Уценка при хранении
Она выполняется в случае морального устаревания товарно-материальных ценностей, снижения их покупательского спроса. Уценку следует оформлять актом по ф. МХ-15. Документ составляют в 2-х экземплярах. В оформлении акта участвуют члены специальной комиссии.
Один экземпляр направляют бухгалтерии, второй предоставляется материально-ответственному сотруднику на хранение либо прикладывается к накладной для последующей передачи торговой организации, занимающейся реализацией таких товаров, или поставщику.
На предприятиях, осуществляющих продажу изделий, скидки на просроченные, испорченные, сезонные изделия утверждаются приказом руководства. На основании распоряжения специальная комиссия таких организаций также составляет акт по ф. МХ-15.
В его табличной части приводится процент уценки для каждого наименования, стоимость до и после уценки, разницу в цене, признаки снижения качества и пр.
1С: Складской учет
Это приложение позволяет обобщать информацию о движении ТМЦ. Как предписывает Инструкция по складскому учету, необходимо периодически выполнять инвентаризацию. В ходе нее может выявляться недостача либо излишек. В 1С: Складской учет присутствует 2 документа. Первый – «Требование-накладная», второй – «Перемещение товаров».
Какая между ними разница? «Перемещение товаров» применяется для отражения сведений о движении ценностей от одного места хранения на другое. Его можно оформлять на основании документа о поступлении (накладной, акта). При заполнении указываются склады отправителя и получателя. Для отражения движения ценностей, оформляется закладка «Товары».
Здесь следует указать номенклатуру, счета учета, количество. При перемещении товара с оптового места хранения на неавтоматизированное торговое предприятие, дополнительно указывается розничная стоимость. Счет учета будет заполнен автоматически при наличии номенклатуры, в соответствии с регистром.
Аналогичным образом вносится информация о цене.
Складской учет в EXCEL
Это приложение используется большей частью предприятий. Оно является элементом Microsoft Office и предполагает работу с электронными таблицами. Эта программа складского учета обеспечивает удобное отображение информации, позволяет отслеживать и анализировать сведения.
Складской учет в EXCEL отличается простотой операций. Для полноценного отображения информации понадобится 2-3 листа. На первом отражается приход – поступление ценностей в место хранения. На втором листе отображаются сведения о расходе – выбытии материалов.
Третья страница не является обязательной. На ней отражают текущее состояние. Например, программа складского учета может показывать все изделия, которые имеются на хранении. На каждом листе формируются заголовки.
Для их закрепления нужно открыть вкладку «Вид», затем выбрать необходимый пункт.
Функционал
Эта программа удобна только в том случае, если предприятие совершает относительно небольшое число операций. Значение при этом будет иметь и выбранная финансовая политика. EXCEL может быть неудобной для организаций среднего бизнеса.
Проще всего осуществлять работу по методу средневзвешенной стоимости, чем по ФИФО, предполагающем запись по каждому объекту в отдельности. Не следует забывать, что EXCEL – не информационная база.
Приложение не предназначено для многопользовательской работы.
Вероятные проблемы
Применение EXCEL в качестве автоматизированной системы может вызывать некоторые сложности. Основными проблемами являются:
Эти и другие проблемы возникают на практике достаточно часто и неожиданно. Их решение отнимает много времени, поскольку без перепроверки и устранения допущенных ошибок дальнейшая работа невозможна.
Принимая во внимание вероятные риски, целесообразнее использовать 1С. Можно приобрести приложение на платформе Microsoft Office. Оно проще в применении, но имеет меньше опций.
Современные мощные учетные программы позволяют:
Безусловно, это далеко не все опции, которые имеются в современных приложениях. Возможности программ значительно разнятся и зависят от конкретного создателя.
Отчеты
Каждый материально-ответственный сотрудник должен предоставить документацию о движении ценностей. Чаще всего используются отчеты по формам МХ-20 и МХ-20а. Первый документ применяется при сортовом методе учета, второй – при партионном. В отчете по ф.
МХ-20 записи вносятся по каждому приходному/расходному бланку, а также по остаткам всего ассортимента изделий. Документ представлен в виде оборотно-сальдовой ведомости.
Форма МХ-20а заполняется по ассортименту (наименованию) с указанием общего объема ТМЦ по приходу/расходу за день либо другой период, согласно итогам накопительных бумаг, прилагаемых к отчету. При небольшой номенклатуре и оборотах ценностей допускается не оформлять журналы.
Вместо них, разрешено использовать месячные отчеты по указанным формам.
Если система учета перемещения товарно-материальных ценностей и их остатков, используемая на предприятии, позволяет получить достоверные и своевременные сведения, а также обеспечить эффективный контроль на местах хранения, карточки можно не оформлять. Однако в любом случае необходимы отчеты о движении ТМЦ. Их также оформляют материально-ответственные сотрудники склада. На каждом документе проставляется подпись. Как и в других случаях, отчеты проверяются бухгалтерией.
Ведение документооборота по складскому учету материалов
Складской учет материалов — документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.
Поступление материалов
Организация складского учета материалов
Внутрискладское движение ТМЦ
Инвентаризация
Выбытие материалов
Хранение
Итоги
Поступление материалов
В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:
- сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
- вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
- ГСМ;
- запчасти;
- тара;
- покупные полуфабрикаты;
- отходы производства;
- прочие.
В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.
ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.
О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?».
Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.
Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.
Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.
Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».
Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.
Организация складского учета материалов
Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.
При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.
Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.
Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.
В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.
В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.
Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.
При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).
О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».
Внутрискладское движение ТМЦ
В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями.
Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11).
Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.
Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».
Инвентаризация
С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):
- при реализации материалов;
- при смене МОЛ;
- при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
- в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
- в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
- при ликвидации фирмы.
Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.
Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.
Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).
О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».
Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.
Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).
Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».
В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.
В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).
В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.
Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».
Выбытие материалов
Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).
Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».
О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?».
Хранение
Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.
В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.
Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.
Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).
По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).
Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).
Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:
Итоги
Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.
Складской учет материалов: документооборот
Главная → Бухгалтерские консультации → Бухгалтерский учет
Обновление: 16 мая 2017 г.
Движение материалов на складе от момента их приемки до момента выбытия со склада должно детально документироваться и находить отражение в учете. Одним из ключевых моментов в эффективной организации процесса производства на предприятии является четко и корректно организованная система учета используемых предприятием материалов, которая включает учет материалов на складе и в бухгалтерии.
Задачи учета материалов на складе и в бухгалтерии
Организованная на предприятии система учета материалов на складе и в бухгалтерии в первую очередь должна обеспечивать своевременное, достоверное и полное отображение процессов поступления, движения, перемещения, списания и использования в производстве или управлении всех имеющихся у предприятия материалов с момента их поступления на склад до момента их фактического выбытия.
Учет материалов на складе и в бухгалтерии: общие принципы
На складах ведется сортовой учет материалов в количественном выражении в разрезе видов материалов и их номенклатуры.
Учет материалов в бухгалтерии предприятия основывается на фактическом наличии и перемещении материалов по документам складского учета.
Аналитический учет по счетам ведется в разрезе номенклатуры видов имеющихся и поступающих материалов, а также фактического их места хранения — конкретного склада на предприятии.
Движение материалов отражается по балансовому счету 10 в корреспонденции со счетами по учету расчетов с поставщиками, производства продукции, общехозяйственных расходов, списанию потерь и недостач.
Принятый организацией порядок учета поступающих и выбывающих материалов должен быть зафиксирован в учетной политике.
Для поступающих материалов по учетной цене поставщика или их фактической себестоимости учет производится исходя из понесенных полных затрат по приобретению.
Для отпускаемых материалов по одному из способов оценки товарно-материальных ценностей из ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (Приказ Минфина РФ N 44н в ред. от 16.05.2016):
- способ оценки по средней себестоимости, который предполагает отпуск со склада по средней себестоимости всех имеющихся на складском учете материалов данного вида;
- способ ФИФО, когда материалы убывают со склада в той же последовательности и по той же стоимости, что и поступают;
- способ оценки по себестоимости каждой единицы для уникальных (не имеющих аналогов) или используемых в особом порядке (драгоценные металлы) материалов.
Документооборот складского учета материалов на предприятии может быть организован с использованием унифицированных форм или в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ в ред. от 23.05.2016 на собственных формах документов, содержащих всю необходимую информацию по проводимой операции.
Хозяйственная операцияДокумент (унифицированная форма)Содержит информациюДействия сотрудников
СкладБухгалтерия
Поступление материалов на склад
Документы от поставщика (накладные, счета, ж/д накладные, счета-фактуры); М-2, М-2а — доверенности на получение
Вид и количество содержащихся в партии материалов, их стоимость по цене поставщика
Сверка сопроводительных документов с фактическим наличием материалов в партии и заказом на поставку
М-17 — карточка складского учета материалов
Дата поступления и количество поступивших материалов
Заполняется сотрудником склада, ведется по каждому виду материалов
По учетной цене партии оформляются проводки по расчету с поставщиками и поступлению ТМЦ на баланс
М-4 — приходный ордер
Информация о принятых материалах
Оформляется сотрудником склада при приеме
М-7 — акт о приемке
Информация о расхождениях в поставке
Оформляется сотрудником склада при приеме
Отпуск со склада в производство
Распоряжение на отпуск со склада, М-11 — требование-накладная
Количество по каждому виду отпускаемого материала
Выдача материалов, запись в карте складского учета
М-8 — лимитно-заборная карта
Лимит забора материалов, наименование, количество
Выдача с учетом лимита, запись в карте складского учета
М-17 — карточка складского учета материалов
Дата и количество выбывающих материалов, основание выбытия
Записываются данные о количестве выбывших материалов
Проводки по списанию со складского учета и переводу материалов в производство
Отпуск со склада в обособленное подразделение
М-15 — накладная на отпуск на сторону
Количество по каждому виду отпускаемого материала
Отметка о выдаче в карточке складского учета материалов М-17
Проводки по списанию со складского учета и переводу в обособленное подразделение
Списание материалов со склада
Акт о списании
Содержит информацию о количестве списываемого материала каждого вида, указывается причина к списанию: негодность, порча, выявленная недостача
Отметка о списании в карточке складского учета материалов М-17
Проводки по списанию с баланса материалов согласно акту
Сверка наличия материалов с данными бухгалтерского учета
МХ-20 (20а) — отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения
Записи за отчетный период по каждому приходу и расходу материалов
Оформляется на складе по запросу бухгалтерии
Сверка полноты и своевременности отражения движения материалов в документах и предоставления данных по ним в бухгалтерию организации
М-17 — карточка складского учета материалов
Данные по фактическому количеству материала
Ведется на складе с выведением остатка при движении материалов
Также читайте:
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен
Организация складского учета на предприятии
Немаловажную роль в успешном развитии предприятия, независимо от его вида деятельности и направленности играет правильная организация складского учета материалов на предприятии и его работа в целом. Для хранения товаров, материалов отводятся специальные, хорошо оборудованные помещения.
В большинстве случаев они хорошо охраняемые и контролируемые в целях обеспечения сохранности всех хранящихся товаров и материальных ценностей. Особенно высокие требования выдвигаются к складским помещениям тех предприятий, которые занимаются производством и реализацией выпускаемой продукции.
На таких складах должен вестись строжайший учет, чтобы получать точные и обновленные данные о проданных объемах товаров и оставшихся на складе для дальнейшей реализации.
Для организации и ведения складского учета и других складских операций, на основании распоряжения Министерства Финансов РФ, назначается материально ответственное лицо.
Если несколько лет назад все складские операции проводились вручную, то в настоящее время многие предприятия внедряют специально разработанные программы для ведения складского учета, с одновременным использованием компьютерной техники и другого необходимого оборудования.
Без программного обеспечения ведение складского учета неточное и затруднительное из-за присутствующего человеческого фактора.
Ведение учета на складах разного назначения приблизительно одинаковые. Склады используются в различных целях:
Услуги организации складского учета для предприятий
В современных условиях, для успешной работы склада необходима его автоматизация.
Наша компания выполняет работы по автоматизации складских помещений и организации складского учета в кратчайшие сроки с высоким качеством.
Контроль склада после внедрения специализированной программы учета на базе 1С: Предприятие, становится легким и доступным. Услуги нашей компании заключаются в следующем:
Производство, склад, торговля – это неотъемлемые процессы в ведении дел склада и управлении товарами, материалами, материальными ценностями, поставками, закупками и пр.
Система учета базе 1С: Предприятие, преимущественна в том плане, что
- позволяет автоматически устанавливать имеющееся наличие и количество товаров на складе;
- позволяет устанавливать дату производства, сроки годности товара;
- архивирует сотрудничество со всеми контрагентами и в нужный момент позволяет извлекать все данные по взаимоотношениям;
- контролирует каждую номенклатуру товара, его движение, наличие остатков.
- автоматически определяет заканчивающиеся товары и уведомляет об этом.
Благодаря автоматизации склада, производственный складской контроль может выполняться одним человеком и группой сотрудников, работающих в единой системе с помощью доступа по локальной сети. Однако права доступа к складскому учету у каждого сотрудника могут ограничиваться. Ведение складского учета на предприятии
облегчает современное торговое оборудование – сканеры штрих кодов, принтеры этикеток, терминалы и др. Используя их и приложения программы 1С: Предприятие можно вести документацию, кадровый контроль, начисление зарплаты сотрудникам, учет и контроль запасов, отчетность заказов, поступлений, отгрузок, списаний, перемещений, любых финансовых документов и пр.
Основные возможности системы учета на предприятии
Предлагаем ознакомиться с перечнем основных возможностей системы торгово-складского учета на предприятиях:
- программа 1С:Предприятие поддерживает действия нескольких пользователей одновременно;
- за каждым сотрудником закрепляется пароль для права доступа в систему учета;
- работа в системе осуществляется через сеть интернета;
- интерфейс программы понятный, что позволяет легко ориентироваться в управлении учетом;
- имеется возможность автоматического ввода данных;
- предусмотрена автоматическая подстановка стандартных значений;
- обеспечивается быстрый доступ к основным функциям с использованием горячих клавиш;
- меню программы понятное, простое и удобное;
- осуществляет взаиморасчет наличным, безналичным расчетом;
- ведет учет по нескольким кассам;
- автоматический вывод данных по остаткам;
- гибкое управление всеми модулями и приложениями;
- программа легко подстраивается под любой формат предприятия и пр.
Заключение
Каждый руководитель должен с полной ответственностью подходить к автоматизации складского учета на своем предприятии. Добиться высоких показателей в организации работы склада можно оснастив складское помещение необходимой компьютерной техникой и внедрив инновационное программное обеспечение.
Запустив систему в эксплуатацию, вы сможете осуществлять регулярный контроль над работой склада, персоналом и тем самым предотвратите хищения товаров и материальных ценностей, избежите, утечки информации и сможете контролировать денежные средства.
Слаженность работы склада и всей системы отразится на финансовом благополучии вашего предприятия и успешном его развитии.
Книга Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2 читать онлайн бесплатно, автор Алексей Гладкий на Fictionbook
Скачать полностью
Склад является центральным звеном логистической системы любого современного предприятия. Все поступающие на предприятие товарно-материальные ценности в любом случае приходуются на склад, а их движение соответствующим образом отражается в складском учете.
Одним из основных требований, предъявляемых сегодня к складским работникам предприятий и организаций, является умение работать на компьютере и способность полноценно вести складской учет с применением специально предназначенных программных продуктов. Поэтому даже те специалисты, которые ранее никогда не работали на компьютере, сегодня должны осваивать необходимые приемы и методы работы.
Современные технические и программные средства позволяют автоматизировать практически все операции складского учета: ввод и обработку первичных документов, учет движения товарно-материальных ценностей, расчет складских остатков, проведение инвентаризаций, и т. д. На основании введенных и обработанных данных осуществляется формирование и вывод на печать самых разнообразных отчетных форм.
Предлагаемая читателям книга рассчитана на обучение широкого круга специалистов ведению складского учета на компьютере.
В ней полезную информацию найдет для себя и начальник отдела логистики крупного промышленного холдинга, и кладовщик, ведущий складской учет на небольшом предприятии.
Вначале предлагается вспомнить теоретические основы складского учета, а также используемую в нем документацию, после чего приводится описание популярных программных продуктов, предназначенных для автоматизации складского учета.
При изучении данной книги помните, что все используемые в книге данные являются условными, а примеры настройки и использования описываемых программных средств носят обобщенный характер.
Также учтите следующее: не исключено, что в процессе изучения описываемых приложений вы обнаружите некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что вы видите на экране монитора – такая вероятность обусловлена тем, что программные продукты постоянно совершенствуются и дорабатываются. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.
Глава 1. Теория складского учета
Что же представляет собой современный склад, какие функции на него возлагаются, какими документами оформляются события складского учета? Об этом рассказывается в данной главе.
Современный склад как структурное подразделение предприятия
Склад является неотъемлемой частью любого современного предприятия. Даже те субъекты хозяйствования, которые не занимаются производственной или торговой деятельностью, должны иметь склад: ведь где-то надо хранить, например, запасные части и комплектующие изделия к компьютерам и другой оргтехнике, канцелярские товары и офисные принадлежности, топливо и ГСМ для транспортного парка, и др.
Назначение и основные функции складов
В общем случае понятию «склад» можно дать следующее определение:
Склад – это специально оборудованное помещение, предназначенное для приемки и хранения поступивших товарно-материальных ценностей, для подготовки их к потреблению и отпуску (сортировка, комплектация, упаковка, и т. п.) и для последующего отпуска потребителям.
Склады предприятиям необходимы для создания и поддержания запасов товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции, и т. д.), которые используются в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности.
Поэтому грамотной постановке складского учета на любом предприятии должно уделяться особое внимание.
Несмотря на то, что на разных складах хранятся разные ценности, функции складов примерно одинаковы. В общем случае их можно представить так:
• временное размещение и хранение товарно-материальных ценностей;
• преобразование товарно-материальных потоков;
• обеспечение логистического сервиса.
Функция временного размещения и хранения товарно-материальных ценностей подразумевает необходимость выполнения работ по размещению ценностей на складе, обеспечению необходимых условий хранения ценностей, их сохранности, а также изъятию ценностей из мест хранения и их отпуск со склада.
Преобразование товарно-материальных потоков представляет собой расформирование одних единиц измерения ценностей и формирование других. Характерный пример – формирование комплектов ценностей путем объединения в них отдельных единиц, либо наоборот – разукомплектование ценностей.
Например, было пять штук разных гаечных ключей, которые хранились и учитывались по отдельности. После объединения их в один комплект (набор) они учитываются вместе, и их отдельный расход невозможен – потребитель может получить только комплект ключей полностью.
Таким образом, вместо пяти отдельных ценностей образовался один комплект (набор), но на общую сумму остатка по складу это не повлияет.
Обеспечение логистического сервиса – это выполнение различного рода сопутствующих работ, необходимость которых обусловлена спецификой конкретного предприятия. К таким работам можно отнести, например, погрузочно-разгрузочные работы, доставка отпущенных материалов непосредственно в цех, перемещение ценностей внутри склада, и др.
Виды современных складов
Современные предприятия в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности используют самые разные склады. Эти склады можно классифицировать по ряду признаков.
Например, в зависимости от конструкции склада все склады можно разделить на три группы: закрытые склады, открытые склады и полузакрытые склады.
Закрытые склады – это те, которые расположены в отдельных помещениях, под крышей. Полузакрытые склады закрыты лишь частично: например, у них есть только крыша, или крыша и пару стен, и т. п.
На открытых складах ценности хранятся на полностью открытых пространствах, без каких-либо построек.
По функциональному назначению склады делятся на: склады запасных частей, таможенные склады, склады топлива, склады готовой продукции, склады товарно-материальных запасов, продовольственные склады, и др.
Некоторые ценности хранятся только при поддержании на складе определенных условий: давление, влажность, температура, и т. п.
По этому признаку все склады делятся на склады с искусственно регулируемой средой и с нерегулируемой средой.
На складах первой группы хранятся, например, многие продукты питания (в частности, сыпучие продукты нельзя хранить в помещениях с повышенной влажностью), бумажные изделия, и др.
По ассортименту хранимых ценностей склады можно разделить на специализированные склады и склады со смешанным (универсальным) ассортиментом.
На складах первой группы хранятся только ценности определенного вида (например, на продовольственном складе нельзя хранить бытовую химию или стройматериалы), а на складах второй группы ассортимент может быть смешанным (стройматериалы нередко хранятся вместе с инструментом, запасными частями или производственным инвентарем).
По виду использования склады делятся на склады индивидуального пользования и склады коллективного пользования (так называемые «склады-отели»).
К первой группе относятся склады, которые используются для хранения товарно-материальных и иных ценностей каким-то одним предприятием (например, собственные склады предприятий).
Ко второй группе относятся склады, на которых одновременно могут хранить ценности разные предприятия и организации (обычно такой склад принадлежит какому-то крупному собственнику, который сдает его нескольким предприятиям).
В зависимости от механизации складских операций все склады делятся на четыре группы: немеханизированные (на таких складах все работы выполняются вручную), комплексно-механизированные, автоматизированные и автоматические.
Документы, используемые в складском учете
Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов?
Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров либо приходный складской ордер – нет.
ВНИМАНИЕ
Первичный документ необходим для отражения в учете любой складской операции. Он является законодательной основой для создания учетной записи.
Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно государством и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть как бумажными, так и электронными.
В складском учете используются как первичные, так и иные документы. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные из них.
