Обязательные реквизиты первичных документов
Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, приведен в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н):
наименование и код документа (формы);
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи этих работников и их расшифровки.
В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.
Код формы — это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, вы разработали форму документа самостоятельно, реквизит «Код формы» можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать.
В первичном документе, который фирма разработала самостоятельно, печать нужна только в том случае, если ее необходимость вы предусмотрели, утверждая бланк этого документа в учетной политике (договоре).
Наличие печати в первичном документе, составленном по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России, зависит от того, что сказано в указаниях (инструкциях) по заполнению унифицированных форм.
Сроки хранения документации.
Помимо Закона «О бухгалтерском учете» и НК РФ, сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство.
Для хранения . документацию условно можно разделить на три группы:
— постоянного срока хранения (устав, решения, положения, постановления, приказы, планы, годовые отчеты, протоколы, переписка с государственными органами и т.д.);
— документы текущей деятельности — временного срока хранения (устанавливаются правилами организации архивного дела, хранятся не менее 5 лет);
— Документы по личному составу, срок хранения 75 лет (приказы, личные карточки и т.д.).
Некоторые документы рассмотрим подробнее:
Договор — соглашение между двумя или большим числом лиц, направленное на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей в отношениях между сторонами. Договор признается заключенным, когда стороны выражают (в требуемой законом форме) согласие по всем существенным его пунктам.
Счет
Коммерческий счет — основной расчетный документ, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющий поставку товара, выполнение работ или оказание услуг и их стоимость. Коммерческий счет содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар.
185.154.22.117 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам.
21. Первичные учетные документы. Обязательные реквизиты
Позволяет юридически подтвердить факт совершения хоз. операций. Организация может самостоятельно разработать формы первичных документов (за небольшим исключением: касса, банк) при условии соблюдения всех обязательных реквизитов. По типовым операциям орг-ции могут применять разработанные формы содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:
дата его составления
наименование организации, от имени которой составлен документ
содержание хозяйственной операции
денежная оценка операции
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
личные подписи указанных лиц
При наличии тихнич. возможностей между контрагентами может быть организован электронный обмен, в том числе с использованием средств в электронно-цифровой подписи.
Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не позволяется. В остальных случаях документы исправлять можно при условии, что они согласованы с лицами подписывавшими документ.
Внесения изменений оговариваются датой и подписями указанных лиц.
22. Организация документа оборота на предприятии
Организацией занимается гл. бух. Документы сост. ответственные лица в установленные сроки в соотв с графиком документа оборота.
Под графиком док-та оборота обозначается движение документов с момента составления или поступления в организацию, до момента передачи в архив. После использования документов их сдают в бухгалтерию. При приеме бух.
должен убедится в правильности их оформления в соотв с установленными требованиями.
Процесс обработки док-ов в бух сост из следующих этапов:
1.Принятые документы бухгалтер проверяет по существу. Устанавливает законность совершаемых операций, их соотв нормативным актам и действующим инструкциям.
2.Проверка документов по форме (полнота заполнения реквизитов, наличие подписей ответственных лиц). Проводится проверка правильности расчета натуральных, стоимостных и денежных показателей.
3.Документы группируются по однородным признакам, определяется их корреспонденция счетов по каждому документу.
Каждая партия документов вкладывается в папки по видам хоз.деят.
Переплетенные документы сдаются в архив при этом срок хранения не должен быть менее 5 лет.
Ответственность за хранение документов несет главный бухгалтер. В случае кражи или гибели документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин кражи или гибели. Результат работы комиссии отражается актом, который утверждает руководитель.
23. Инвентаризация
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом.
Когда проводится обязательная инвентаризация:
ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности
при продаже имущества, сдаче в аренду,
при смене материально-ответственного лица,
при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,
после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.
при реорганизации или ликвидации предприятия.
Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия.
Документы: инвентарная опись, сличительная ведомость (отклонения), акт инвентаризации.
Излишки по инвентаризации зачисляются в прочие доходы организации (сч. 91.1)
Недостача отражается в момент возникновения на сч. 94
Дальнейшая судьба недостачи отражается в учете следующим образом:
Если виновное лицо установлено, то сумма недостачи списывается на 73.2, либо 76
Если не установлено или его взыскание, установленного лица отказано судом, тогда сумма списывается в состав прочих расходов сч. 91.2
Налоговики и следователи договорились, кого можно считать «налоговыми злоумышленниками»
Следственный комитет и Налоговая служба разработали методические рекомендации по установлению фактов умышленной неуплаты налогов и формированию доказательной базы.
Отделения ПФР не вправе требовать у компаний нулевые СЗВ-М
Недавно Алтайское отделение ПФР выпустило неоднозначное информационное сообщение, касающееся правил представления СЗВ-М. В информации говорилось, что «даже в случае отсутствия работников, трудящихся по найму, работодатель все равно подает сведения, но только без указания списка застрахованных лиц».
В ПБУ «Учетная политика» внесены изменения
С 06.08.2017 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.
Недобросовестным налогоплательщикам могут отказать в приеме отчетности
Хабаровские налоговики сообщили, что территориальные инспекции вправе не принимать декларации у организаций, обладающих признаками недобросовестных плательщиков.
Как давать пояснения к расчету по взносам
Если в расчете по взносам отражены необлагаемые суммы либо пониженные тарифы, то при камеральной проверке расчета ИФНС направит вам требование. В нем она запросит документы, подтверждающие обоснованность отражения таких сумм и тарифов. Ваша задача — правильно ответить на это требование.
В целях налога на прибыль дата предъявления «первички» — это дата ее составления
Расходы на приобретение работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями, признаются в «прибыльных» целях в том периоде, в котором документально подтвержден факт выполнения этих работ (оказания услуг). Минфин напомнил, что считать датой такого документального подтверждения.
Затраты на питьевую воду для офиса можно учесть в базе по налогу на прибыль
Расходы организации на приобретение питьевой воды для сотрудников и установку кулеров относятся к затратам на обеспечение нормальных условий труда, которые, в свою очередь, учитываются в составе прочих расходов. А значит, «водные» суммы можно без проблем включить в «прибыльную» базу.
Реквизиты бухгалтерских документов
Актуально на: 8 ноября 2016 г.
В отдельных консультациях мы рассматривали сущность и назначение бухгалтерских документов. а также их классификацию. В настоящем материале расскажем об основных реквизитах бухгалтерских документов.
Реквизиты первичных документов
Несмотря на то, что форма первичного документа может быть как обязательная к применению, так и разрабатываемая организацией самостоятельно, бухгалтерское законодательство содержит перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом первичном документе. Этим достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Реквизиты бухгалтерских регистров
- наименование регистра;
- наименование организации, составившей регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.
Реквизиты бухгалтерской отчетности
Реквизиты форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина от 02.07.2010 № 66н. которым эти формы были утверждены. Назначение и перечень основных форм бухгалтерских бланков были приведены нами в отдельной консультации .
Также читайте:
Значение первичных бухгалтерских документов. Формы и обязательные реквизиты документов
Бухгалтерский документ — это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее использования.
Первичные бухгалтерские документы – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.
Велика роль документов для предварительного и последующего контроля над законностью хозяйственных операций, для более эффективного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации.
Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбитражах. Важную роль документы играют в контроле над сохранностью собственности.
Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, производимых на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотребления.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции. На основе первичных документов для контроля и упорядочения, для обработки данных могут составляться сводные учетные документы. При реализации товаров (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.
Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных операций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации.
Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства зафиксированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утвержденному руководителем организации перечню: первая подпись — лица, представляющего функцию общего руководства, вторая — лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организации. При отсутствии главного бухгалтера руководитель организации назначает контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего определенную ответственность.
Операция, связанная с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождается составлением первичного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юридических лиц получают юридически полноценные его копии. Обязанность обеспечить участников операции копиями возлагается на организацию, оформляющую эту операцию.
Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты, т.е. показатели: наименование документа, дата и место его
составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание и количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личности людей, совершивших операцию.
В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, оформившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или судебных органов.
Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержащихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.
В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственной операции, не допускается. При этом в денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.
Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборота, т.е. движения документа от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Документооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей число промежуточных инстанций и минимальное количество времени их нахождения.
Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа.
Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу.
К таким реквизитам относят: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченными ими на то лицами.
Документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для однородных хозяйственных операций в организациях называется унификацией. В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства.
Все операции, проводимые учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в приложении N 2 к Инструкции.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
Классификация документов. Реквизиты бухгалтерских документов
Документ — это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение.
Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов велики.
Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.
Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.).
Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение.
Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.
Документация как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.
Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов.
Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников.
Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы.
На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.
В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.
Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:
— по назначению,
— по порядку отражения операций,
— по способу охвата операций,
— по количеству учетных записей,
— по месту составления.
Ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ гласит: «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты».
В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.
Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:
– сельскохозяйственная продукция;
– труд и его оплата;
– основные средства и нематериальные активы;
– материалы;
– работы в капитальном строительстве;
– работы строительных машин и механизмов;
– работы в автомобильном транспорте;
– результаты инвентаризации;
– кассовые операции;
– торговые операции.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Документы необходимы для, того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых различных целей.
Решение поставленной перед бухгалтерским учетом задачи по обеспечению информацией внутренних и внешних пользователей и показателей деятельности организаций в целях достоверной оценки их финансового и имущественного положения привело к росту объема информации и, в свою очередь, повышению требований к ее качеству. Это требует установления действенного контроля за достоверность учетной информации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческих решений. В этой связи исследование проблем совершенствования документации и документооборота приобретает не только научное, но и практическое значение.
Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое).
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.
Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.
Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные и дополнительные реквизиты документа
Тема 7. Формуляр, реквизит и бланк документа
Основные понятия: формуляр документа, типовой формуляр, формуляр-образец, реквизит документа, бланк
Понятие «формуляр» документа
«Формуляр документа:Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности» (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:
· типовой,
· индивидуальный,
· формуляр-образец.
Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, протокола, называется типовым формуляром.
Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.
Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.
Индивидуальным может быть как произвольный, так и регламентированный формуляр.
Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть написаны в произвольной форме, если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.
Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными. В результате унификации форм документов появились так называемые формуляры-образцы.
Формуляр-образец– это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы.
Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.
Формуляры-образцы служат основой для конструирования формуляров и бланков всех видов служебных документов. На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин.
Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.
На базе формуляров-образцов разрабатываются унифицированные формы большинства управленческих документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков.
Стандарты и другие документы на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. В нормативных документах представлены графические модели или схемы построения образцов документов.
Метод построения формуляра-образца предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей совокупности документов, что существенно облегчает их визуальное восприятие, позволяет сократить многообразие форм документов и процесс их создания с помощью средств автоматизации.
Специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и установили местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительных документах.
Для унифицированных форм управленческих документов государственным стандартом 2003 г. (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов») установлены два формата бумаги — формат А4 (210х297 мм) и формат А5 (148х210 мм). Для технической, бухгалтерской, отчетной и др.
документации могут быть использованы также форматы А3 (297х420) и А6 (105х148).
Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения документов, является шаблоном, по которому должны составляться документы.
Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов, характерное именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.
Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.
Формуляры-образцы, как правило, приводятся:
· – в стандартах;
· – в инструкциях и регламентах;
· – в методических пособиях по делопроизводству;
· – в программах автоматизации делопроизводства;
· – в книгах и учебных пособиях и т.п.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: 1) организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов; 2) сократить трудозатраты на составление и оформление служебных документов; 3) облегчить визуальное восприятие необходимой информации; 4) расширить возможности использования технических средств при составлении и обработке служебных документов.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа– типовая модель, содержащая совокупность обязательных реквизитов, свойственных документам унифицированной системы организационно-распорядительной документации и расположенных определенным образом.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационного, распорядительного, информационно-справочного документа. Формуляры конкретных видов документов определяются назначением документов и правилами их составления, оформления, разработки и введения в действие.
В первом разделе ГОСТ Р 6.30-2003 «Область применения» подчеркивается, что «…
стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)».
Распространение действия стандарта на документы, включенные в ОКУД, говорит о том, что правила оформления документов, изложенные в стандарте, относятся к документам как государственных организаций, так и негосударственных коммерческих компаний.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует процесс принятия решений по административным и прочим вопросам и создается во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы, права собственности и вида деятельности.
К организационно-правовымдокументам, оформление которых должно соответствовать стандарту, относятся: устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, положение, правила, штатное расписание, структура и штатная численность (в настоящее время такой документ оформляется редко), должностная инструкция. Именно такие наименования можно увидеть в ОКУД класс 0200000:
Система распорядительной документациипредставлена в ОКУД такими документами, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
В Общероссийском классификаторе хорошо представлена и система информационно-справочной документации:протокол, акт, служебное письмо, докладная и объяснительная записки, представление, заявление.
Система плановой документациитакже находит отражение в классе 0200000 в ОКУД и представлена одним документом – графиком отпусков.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа – это модель унифицированной формы документа. Все поле формата формуляра-образца в ГОСТ Р 6.30-2003 условно можно разделить на три части:
· служебное поле документа — часть площади формата, предназначенная для полей документа, для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений;
· поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов — в левом верхнем углу формата при угловом расположении реквизитов или в верхней его части по центру при продольном варианте расположения реквизитов бланка;
· рабочее поле документа —остальная, большая часть площади формата; площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами.
Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные и дополнительные реквизиты документа.
Виды бухгалтерских документов и порядок их оформления. —
Теория
БУХГАЛТЕРСКИЙ ДОКУМЕНТ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или праве на ее совершение.
Фиксирование хозяйственных операций в документах – первый этап учетных работ.
Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если она не оформлена бухгалтерским документом, который является носителем учетной информации.
Фактом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, является первичный учетный документ.
Каждая операция оформляется документами; правильно оформленный документ имеет юридическую силу, то есть он может служить средством доказательства в суде.
БУХГАЛТЕР НИКОМУ НЕ ДОЛЖЕН ВЕРИТЬ НА СЛОВО –
− ОН ДОЛЖЕН ВЕРИТЬ ТОЛЬКО ДОКУМЕНТУ
Характер операций, совершаемых в организации, различен, поэтому содержание и форма документов, применяемые для оформления различных хозяйственных операций, неодинаковы.
Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершения хозяйственной операции.
Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.
Реквизиты делятся на обязательные для каждого документа и дополнительные.
К обязательным реквизитам относятся:
– наименование документа (формы) – накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.;
– дата составления; содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении;
– наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления;
– подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др.
Различают документы:
– организационно-распорядительные – приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п.
Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции.
Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции;
– оправдательные (исполнительные) – накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п.
Они составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса.
Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры;
– комбинированные – они сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).
– документы бухгалтерского оформления – различные расчеты и справки, они заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений.
Такие документы играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.).
Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, способствует его рациональной организации.
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.
В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.
В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России (Росстатом) унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению.
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Документы, по которым не предусмотрена типовая форма, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.
В РФ все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке.
На совместных предприятиях они могут составляться по требованию вкладчика и на иностранном языке, но при этом обязателен точный подстрочный перевод.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
- по правильности произведенных вычислений.
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
- на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
Не допускаются в первичных документах подчистки и не оговоренные исправления. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота.
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив.
На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Первичные бухгалтерские документы: перечень
На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).
Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.
Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.
Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.
Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.
Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.
2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.
Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.
ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).
Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).
Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».
Попробовать
Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.
Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.
Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.
Обязательные реквизиты первичного документа
Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.
А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.
Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.
До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).
Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.
Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.
Формы первичных документов
В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.
Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).
Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.
В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.
Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.
Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Виды первичных документов
Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.
Документы по учету торговых операций
- ТОРГ-12;
- Товарный ярлык;
- Универсальный передаточный документ.
Документы по учету основных средств
- ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
- ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
- ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».
Кассовая первичка
Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.
Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:
- КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
- КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
- КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
- КО-4 «Кассовая книга»;
- КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.
Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.
Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.
Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.
Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.
Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.
Скачать образец доверенности
Скачать акт выполненных работ
Скачать образец приходного ордера
Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств
Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств
