Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая.

Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии.

Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

бухпроффи

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

КОПИЯ

№ записи
Дата
Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Число
Месяц
Год

1
2
3
4

Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)

10
19
02
2018
Принят на должность инженера по безопасности

Как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году

В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

• Подтверждение источника дохода заемщика.
• Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
• Взыскание долга с зарплаты заемщика.
• Подтверждение информации, изложенной в анкете.
• Установление, часто ли человек меняет места работы.
• Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними.

Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ.

В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

• Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
• Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
• Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
• На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ.

Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.

Особенности внесения дополнительной записи

С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение.

В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя.

Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

https://www.youtube.com/watch?v=c1Bg63pjy3s

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».

Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.

Подпись лица, заверяющего документ.

Указание даты заверения.

Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».

Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

• Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
• На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
• На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
• Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
• Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
• Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
• Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

• Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
• Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
• Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
• Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
• Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.

Заверение трудовой книжки с 2018 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62.

В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней.

Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

https://www.youtube.com/watch?v=0r9jWQWX8Ss

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Порядок заверения

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

Можно заверять каждый лист по отдельности.

Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.

Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.

Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».

Указываем дату.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

• руководитель организации;
• сотрудник кадрового отдела;
• сам предприниматель;
• бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Новые правила

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа.

Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно.

При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.

Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.

Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.

Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.

Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.

Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха.

Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос.

Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

• при обращении в кредитную организацию;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• при оформлении льгот, пособий;
• при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.

Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.

Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.

Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2018 году — образец записи

Трудовая книжка — это наиболее распространенный документ, предназначенный для фиксации фактов рабочей деятельности официально устроенного лица.

Ее оригинал должен храниться в хозяйствующем субъекте в течение всего времени трудоустройства сотрудника. Однако, в различных жизненных обстоятельствах субъекту может потребоваться копия рассматриваемого документа для разных нужд.

Поэтому как руководителю, так и работнику необходимо знать, как заверить копию трудовой книжки в 2018 году.

Наиболее распространенной структурой, которая запрашивает у работника копию его трудовой книжки, является банк или кредитная компания. Подобное прошение преследует такие цели:

• подтверждение, что у субъекта, оформляющего кредит, имеется стабильный доход и он сможет своевременно погашать задолженность;
• наличие гарантии возвращения кредита даже в тех случаях, если субъект самостоятельно не погашает задолженность. Предполагается, что кредитор, посредством судебного иска, может добиться компенсации выданных под процент сумм с помощью взысканий с заработной платы субъекта;
• доказательство данных, предоставленных лицом в анкете;
• формирование доверия к субъекту на основании его трудовой истории. Кредитные учреждения отдают предпочтение тем гражданам, которые стабильно трудятся в одной компании или редко меняют место трудоустройства, что подразумевает устойчивость финансового положения гражданина;
• определение причины увольнения сотрудника. Так, нередки ситуации, когда банк может отказать в предоставлении лицу кредита, если оно было уволено с предыдущего рабочего места вследствие нарушения трудовой дисциплины (из-за прогулов, аморального поведения и т.п.).

На 2018 год законодательно не предусмотрено официального требования предъявлять трудовую книжку при оформлении загранпаспорта.

Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности). Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.

Особенности заверения копии трудовой книжки

С целью получения заверенной копии документа работнику следует оформить заявление с соответствующим прошением на имя управленца предприятия (в случае наличия кадрового отдела – на имя начальника указанного подразделения). Если предприятие малое, то субъект вправе обратиться к руководителю с устным прошением.

Заверенная копия должна быть предоставлена работнику на протяжении трех дней со дня подачи прошения.

Особенности заверения копии выражаются в четком следовании порядку исполнения данной процедуры, подразумевающем следующую последовательность действий:

С листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.

На завершающей странице, которая содержит в себе основную письменную информацию, делает надпись: «Копия верна» или «Верно». Рядом с надписью отмечается должность и ФИО ответственного за заверение работника, затем он ставит свою подпись и проставляет штамп компании.

Все страницы копии скрепляются, прошиваются и нумеруются.

В ряде случаев на итоговой странице копии требуется указать приписку: Работает по настоящий момент _ текущая дата.

Ее наличие обусловлено требованиями конкретного учреждения, куда предоставляется заверенная копия документа. Приписку можно не делать, если подобное не является необходимостью.

Ответственным лицом может выступать служащий кадрового подразделения. В случае отсутствия такого отдела на предприятии, заверить книжку вправе главный бухгалтер или управленец компании.

Отдавать подчиненному оригинал трудовой книжки запрещено до наступления законодательно определенных обстоятельств, так как ответственность за ее сохранность лежит на работодателе.

Важно отметить, что проставление необходимых надписей и подписей ответственных лиц на копии трудовой осуществляется только на последнем листе. С этой целью скопированные страницы документа сшиваются, нитка фиксируется на последнем листе копии, а затем сверху приклеивается бланк, где обозначается число страниц и подпись заверяющего субъекта.

Нововведения 2018 года в заверении копии трудовой книжки

Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля: разъяснения, образец

В повседневной жизни бухгалтеры постоянно сталкиваются с необходимостью заверить копии. Чаще всего сотрудники просят дубликат своей трудовой книжки. Они могут не говорить, зачем им понадобилась копия, но работодатель обязан ее правильно заверить. Как использовать с 1 июля новые правила по трудовым книжкам, расскажем в статье.

Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля 2018 года

Чтобы получить копию своей трудовой книжки с 1 июля 2018 года, работник должен принести заявление с такой просьбой на имя руководителя. Причину сотрудник вправе не указывать. Статья 62 Трудового кодекса отводит работодателю на то, чтобы подготовить документ, три рабочих дня. 

Существуют ситуации, когда компания должна заверить трудовые книжки и для собственных интересов. Например, чтобы подать документы в ФСС и возместить расходы по пособиям, которые выплатил работодатель из своих средств. На основании копий трудовых подтверждается стаж работников.

Копию трудовой книжки не может заверить любой сотрудник страхователя. Для этого должны быть необходимые полномочия. Обычно это руководитель сотрудника, который запрашивает копию, главный бухгалтер или руководитель кадрового отдела.

Вот основные записи, которые специалист должен проставить по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 на копии трудовой книжки:

• указание верности данных («Верно»).
• дата заверения,
• должность и ФИО заверителя копии,
• подпись с расшифровкой ответственного лица-заверителя,
• запись о трудоустройстве сотрудника на день заверения (если нет информации о ближайшем увольнении),
• запись о месте хранения оригинала.

Заверение трудовых книжек с 1 июля 2018:образец

Подборка актуальных статей для бухгалтера:

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

С 1 июля  2018 года действуют новые правила по трудовым книжкам для отметок на дубликатах (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Определите, какую стоит поставить, в зависимости от получателя:

• Пользователи внутри компании: для внутреннего использования не обязательно уточнять, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Достаточно прописать «Копия верна», подписать копию, должность подписанта и дату. 
• Сторонние получатели: если сотрудник запросил у вас копию трудовой книжки, чтобы использовать ее, например, для получения визы или кредита, то заполните по всем новым правилам. Не забудьте указать место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Налоговая пока не утвердила свои правила, как заверять копии. Поэтому можно руководствоваться как рекомендациями из письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, так и новым ГОСТом.

Сейчас законодательство стремительно меняется. Работодателя привлекут к ответственности независимо от того, знал он про новые правила или нет.

Чтобы вовремя предупредить вас обо всех важных нововведениях, которые могут повлиять на работу, мы круглосуточно следим за изменениями, перепроверяем их у чиновников и публикуем свежую информацию еженедельно.

Сегодня за подписку 12 месяцев газета «Учет. Налоги. Право» дарит еще 6 месяца подписки в подарок!

Счет на 12 месяцев→

Оплатить картой →

Копия трудовой книжки: образец в соответствии с требованиями ГОСТ

За ежегодным внесением изменений в законодательство порой не успевают даже самые опытные кадровики. Узнайте, как заверить копию трудовой книжки в соответствии с новыми требованиями.

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с новым ГОСТом

Как заверить копию трудовой книжки образец — нужно уточнять ежегодно, так как в действующие законы вносятся поправки.

Подробнее о том, как заверить копию трудовой книжки, читайте в статьях:

На копиях трудовых с первого июля 2018 года требуется писать, где хранится подлинник. Данное правило касается всех остальных кадровых документов. Но эти изменения вступят в силу лишь в 2018 году, когда начнет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Росстандарт перенес дату введения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 2017 года на 2018 год приказом от 25 мая 2017 г. под № 435-ст.

Скачать документы по теме:

Сегодня действуют следующие документы, в которых написано, как заверять копии:

• ГОСТ Р 6.30-2003 (пункт 3.26); 
• Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 г. под № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (четвертый абзац первого пункта).

Если вы уже начали оформлять имеющиеся кадровые документы по обновленным правилам — это не считается ошибкой. ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно использовать сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии трудовой и оттиска печати. Опираясь на образец заверения копии трудовой книжки, можно понять, как именно выполнять процедуру.

Если к вам обратился сотрудник с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки, он должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме на имя директора организации с указанием Ф.И.О. и должности работника. Кадровик обязан уточнить, как правильно заверить копию трудовой книжки. Обычно это делается следующим образом:

документ делается в течение трех рабочих дней — отчет ведется с момента получения заявления;

всегда делайте копии всех листов, на которых есть любые записи;

на последнем листе вносите все необходимые сведения, поставьте подпись, число и печать.

Как заверяется копия трудовой книжки: образец печати

Отметка о заверении копии ставится под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи. Новый ГОСТ вводит два возможных варианта отметок в зависимости от того, для каких целей нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем.

Два способа заверить копию трудовой книжки (образец):

На копии для внутреннего пользования в организации следует написать слово «Верно», должность лица, заверившего бумагу, его подпись, расшифровку подписи, актуальную дату заверения (пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

На копии для другой компании с первого июля 2018 года дополнительно указывают место хранения оригинального документа: «Подлинник находится в (наименование организации) в деле под номером за такой-то год». После чего нужно поставить печать, если компания ее использует.

Как правильно оформить копию трудовой книжки: образец 

Трудовая книжка (фрагмент).

Если фирма не включила в номенклатуру дел трудовые работников как одно дело, то в отметке о месте их текущего хранения можно указать, что подлинник находится в отделе кадров предприятия «Рассвет».

Так можно правильно заверить копию трудовой книжки: образец 

Для удобства лучше изготовить штамп с постоянной информацией. Такой порядок требуется применять с первого июля 2018 года совершенно для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых. В отметке о заверении по ГОСТу должна стоять печать организации. В этом реквизите есть изменения.

Как заверяется копия трудовой книжки 

Печать проставляйте так, чтобы она не захватывала подпись лица, подписавшего копию, или в месте, которое обозначено «МП (пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Стандарт не уточняет, захватывает оттиск печати фрагмент должности или нет.

Но лучше, чтобы печать заходила на название должности уполномоченного лица, так как она призвана заверять подпись, поэтому нужно показать, что ее поставили только после того, как документ был создан. 

Как правильно заверить копию трудовой или иного документа: какие реквизиты указать

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003, регулирующий, как заверить копию трудовой книжки или иного значимого документа. В них одинаковое количество зафиксированных реквизитов — 30, отличающихся по своему составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает целых четыре новых пункта. Получается, что придется обновить имеющийся регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограничения доступа к документу ставят на документах с информацией, доступ к которой полностью или частично ограничен. Проставляют его в верхнем правом углу первого листа проекта на границе верхнего поля.

Виды грифов ограничения требуется закрепить в локальных актах. В Положении о персональных данных предусмотрите специальную отметку, например, можно написать «Содержит персональные данные», «ПД» или другой вариант. Помимо персональных данных бумаги ограниченного доступа можно отмечать наиболее часто применяемым грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и т. д.

Наименование структурного подразделения размещают под наименованием предприятия в бланках писем и документов подразделений: отделения, представительства, филиала, коллегиального органа и др.

(пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт рекомендует оформлять реквизит исключительно прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, пишите «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ», а никак иначе.

Наименование должности лица, являющегося автором документа, всегда размещают под наименованием компании (территории, края, области) в бланках должностных лиц, а также руководителей органа власти субъекта (пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи помогает визуализировать документ. Ее ставят на том месте, где должна стоять живая подпись на аналогичном бумажном носителе информации.

Реквизит включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

актуальный номер сертификата ключа полученной электронной подписи;

Ф.И.О. владельца сертификата;

актуальный срок действия сертификата.

Реквизит может включать эмблему организации, органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Главное, чтобы элементы были видимы и легко читаемы. Если не соблюдать правила заверения копии трудовой книжки, документ потеряет свою значимость. Важно внимательно относится к поправкам, придерживаться их.

Что еще учитывать при заверении копий документов в соответствии с ГОСТом

Если в комплект с копией трудовой нужно добавить и другие документы, учитывайте, что часть прежних реквизитов новый стандарт уточнил, включил в состав других или кардинально изменил. Нужно уточнять, что нового в оформлении реквизитов, важных для кадрового специалиста.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» и «Подпись» теперь можно выделять полужирным шрифтом, как и отдельные фрагменты текста (пункт 3.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Главное — нужно закрепить данное правило в локальном акте по делопроизводству.

В реквизите «Адресат» добавили адрес электронной почты фирмы или руководителя. Если направляется письмо по е-mail/факсу, допустимо написать только номер факса или же электронную почту получателя. Если адресат — должностное лицо, перед его фамилией указывайте «г-ну» или «г-же» (пункт 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Если месяц в дате указан словом, день от 1 до 9 нужно писать без нуля (пункт 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В новом ГОСТе отражено, каким шрифтом печатать документы и какой межстрочный интервал устанавливать (пункт 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Желательно оформлять реквизиты шрифтами: Times New Roman 13-14, Verdana 12-13, Arial 12-13, Calibri 14. Печатайте текст через один-полтора интервала с отступом 1,25 см (пункт 3.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка об исполнителе включает полное указание фамилии, имени, отчества, номера телефона (пункт 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В качестве дополнительной информации следует отражать наименование должности, структурного подразделения. Ранее реквизит включал лишь фамилию, инициалы и номер телефона.

Закрепите в Положении о документообороте или ином локальном акте текущие правила оформления реквизитов для всех документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, включая тип шрифта, его размер. Учитывайте, что в этом случае положения ГОСТа станут для вас обязательными.

Если кадровик неверно заверит копию трудовой книжки (образец) сотруднику или иному заинтересованному лицу штрафов не последует.

Но ошибка может привести к тому, что у работника не примут копию в банке, пенсионном фонде или иной организации, а это чревато претензиями с его стороны.

 Нужно помнить, что выдавать работнику оригинал трудовой, если он не увольняется, нельзя! Он хранится в отделе кадров компании.

Когда копия трудовой книжки имеет юридическую силу

Заверение копии трудовой книжки может выполнить любое уполномоченное лицо: начальник отдела кадров; специалист, совмещающий должность кадровики и бухгалтера; глава организации; главный бухгалтер. Но если будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу.

Что делать, чтобы заверенная копия трудовой имела юридическую силу:

сделайте качественную копию, на которой хорошо видна вся информация;

на каждый лист нанесите пометку «Копия верна»;

все внесенные данные заверьте печатью;

печати дополните оригиналами подписи руководителя или же уполномоченного на такие действия лица.

Если человеку нужна полная копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), допускается проставлять заверяющие реквизиты только на последний листок. Для этого:

• сшейте все странички;
• выведите нитку на последнюю страницу и приклейте к внутренней стороне обложки полоской бумаги;
• укажите, сколько всего листов в заверенном документе;
• поставьте подпись ответственного лица;
• нанесите оттиск печати непосредственно на рукописный текст и частично на сам бланк.

Ксерокопия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), оформленная таким образом, имеет юридическую силу, поэтому нет необходимости проштамповать каждый листок. Но помните, что как и любая справка, копия имеет срок действия. В большинстве случаев период определяется принимаемым документ учреждением.

Редко срок превышает два месяца, но чаще период составляет всего две недели. Отметим, что срок действия касается в основном записи о последнем месте работы. Что касается данных о предыдущих местах работы, поскольку они неизменны, срок действия не ограничен.

Соответственно, однажды заверенная копия трудовой книжки (образец) может быть использована для подтверждения стажа на протяжении всей жизни.

Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года — новый ГОСТ

С 1 июля 2018 года в России вступает новый ГОСТ, содержащий обновленные требования к оформлению документов. Одно из самых заметных изменений в сравнении со старым стандартом — то, как теперь нужно заверять копии трудовых книжек работников. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года — какие требования содержатся в обновленном государственном стандарте.

Как изменятся правила заверения копий трудовых книжек с 1 июля

Одно из самых заметных отличий нового ГОСТ от старого — теперь вместо одного варианта заверения копий появляется два, в зависимости от того, для каких целей работнику нужна копия своей трудовой книжки.

Копии трудовой книжки могут сниматься для внутреннего использования  в организации либо для предоставления таких копий в другие организации (скажем, работник хочет взять кредит в банке либо оформить какие-то льготы или пособия).

Копии трудовых книжек для внутреннего использования можно продолжить заверять по старым правилам. Под реквизитом подпись проставляются следующие отметки:

• пишется слово “Верно”,
• указывается должность заверившего копию лица,
• ставится собственноручная подпись этого лица,
• в скобках дается расшифровка подписи в виде фамилии и инициалов,
• ставится дата заверения копии.

Помимо этих обязательных данных можно указать на то, что работник в настоящий момент продолжает трудиться в компании.

Если копия занимает несколько листов, то каждый из них нумеруется. Номер страницы ставится вверху по ее центру. Расстояние от края листа должно составлять как минимум 1 см.

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам для предоставления в стороннюю организацию

Помимо того, что работник может попросить копию своей трудовой книжки для предоставления в банк, органы соцзащиты, для другого работодателя и т.п, копия этого документа может быть нужна и самой компании-работодателю. Например, если организация подает заявление на возмещение выплаченных пособий.

Копия в таком случае заверяется так:

Проставляются все необходимые реквизиты, как в случае с копиями для внутреннего использования — от слова “Верно”  до даты заверения копии.

Указывается место хранения оригинала трудовой книжки. Пишется фраза “Подлинник документа находится в ООО “Ромашка” в деле N 51 за 2016 год” (подставить нужные данные).

Если организация имеет печать, ее также нужно поставить. При этом она не должна захватывать собственноручную подпись заверившего копию лица.

Является ли новый ГОСТ обязательным к применению

Новый ГОСТ по оформлению документов, как и большинство других стандартов, носит характер рекомендации. Разумеется, вы можете вообще не обращать на него внимания и формально ничего не нарушите.

Поэтому лучше придерживаться новых правил, особенно тогда, когда копия трудовой книжки делается для предоставления ее “на сторону”. Это будет в том числе определенным знаком уважения к работникам этой организации.

Новый стандарт становится обязательным для организации только в одном случае — если правила вступающего в силу с 1 июля 2018 года ГОСТ прямо закреплены в качестве обязательных внутренним приказом или распоряжением руководства. Тогда кадровые работники не могут заверять копию трудовой книжки иначе как по новым правилам, вступающим в силу в ближайшие дни.

Записи в трудовой книжке. Актуальные правила и образец 2018 с заполнением

Трудовая книжка — официальный персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина, является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Оформляется при первом поступлении на работу, хранится в отделе кадров организации-работодателя, содержит личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем регистрируются в трудовой книжке и заверяются подписью ответственного сотрудника отдела кадров. Записи об увольнении удостоверяются личной подписью гражданина. При увольнении или переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся гражданину на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией — передаётся в её отдел кадров.

Общий порядок заполнения ТК

• каждая запись нумеруется сквозным типом;
• вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
• нельзя использовать сокращения;
• дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
• пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
• все вносимые сведения заверяются печатью организации;
• разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2017 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

• ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
• Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
• Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
• Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
• Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
  Подпись владельца и кадровика (руководителя).
• Печать — в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или увольнение.

Страница имеет четыре графы:

• порядковый номер записи;
• дата внесения изменений;
• поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
• номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

• в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
• в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
• в последнем столбце — дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – расторжение трудового договора.

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в приказе.

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

• №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — день увольнения);
• №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
• №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2018 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в Трудовую книжку

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

• №1 – порядковый номер записи;
• №2 – дата внесения исправления;
• №3 – информация о признании записи недействительной.