Как контролировать бухгалтера | Полезное чтение
Не каждый, не всех и не всегда, но это слабенькая гарантия для тех, кто доверяет бухгалтеру деньги.
Обманывает даже бухгалтер-знакомый и бухгалтер-родственник. А кто не обманывает, может честно ошибиться в расчетах и заработать санкции налоговой.Что еще хуже — работа бухгалтера для многих кажется темным лесом, отчего проверять ее кажется запредельно сложной задачей. На самом деле нет. Наш читатель и бухгалтер Елена Глоткина подготовила советы
для руководителей компаний, которые хотят быть уверенными в своем бухгалтере.
Контроль денег
Чтобы контролировать деньги, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода. Сделайте так, чтобы без подписи
руководителя деньги не уходили.
Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухшаговая система подтверждения платежей. Один из вариантов — два ключа с подписями: один у бухгалтера, второй у руководителя. Бухгалтер создает платеж
и подписывает своей подписью, а руководитель проверяет и подписывает платежи своим ключом.
В такой ситуации я не рекомендую подписывать документы целым списком. Лучше потратить немного времени, но открыть каждую платежку и увидеть, куда, кому и за что отправляется платеж. Да, это займет больше времени. И, да, это
обезопасит ваш расчетный счет.
В некоторых системах платежи создаются без ключа с подписью (по логину и паролю), но «уйдут» только при наличии электронной подписи руководителя. Ключ подписи хранится на флешке. Не оставляйте флешку на постоянное место
жительство в бухгалтерском компьютере.
В некоторых системах перед платежом руководителю приходит смс-пароль, после ввода которого банк исполняет платеж.
Узнайте в своем банке, оказывают ли они такую услугу.
Если речь о наличных деньгах, которые снимаются по чековой книжке, то здесь рекомендация такая: не держите чековую
книжку с заранее подписанными листами.
Если в компании есть корпоративная карта, к ней следует подключить лимит расходования. Можно также попробовать
защитить ее смс-паролем, но в большинстве банков это работает только для интернет-платежей.
Контроль отчетности
Все знают: отчетность должна быть сдана в сроки, установленные законодательством. Иначе будут штрафы и повышенное
внимание налоговой со всеми вытекающими последствиями.
Но не все знают, что некоторые бухгалтера сначала сдают абы-какую декларацию (главное — вовремя) а потом отправляют «уточненку» — правильную декларацию, но уже после срока сдачи отчетности. И все бы ничего, ведь за это не штрафуют,
но зато из-за такой самодеятельности организация может попасть на карандаш налоговой. Удачи на проверке.
ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД
Самостоятельно подписывайте отчетность, даже электронную.
Имейте перед глазами календарь подготовки и сдачи отчетности с утвержденными сроками.
Сверяйтесь с ним, когда подписываете отчетность.
Отмечайте в календаре, что и когда сдано. Так и вы увидите общую картину, и бухгалтер
поймет, что вы контролируете процесс. Поручите бухгалтеру составить календарь на год вперед.
Контроль налогов
Если при слове «налоги» вы подумали «минимизация» (то есть, конечно, «оптимизация»), вы не одиноки. Это разумно.
Но пусть минимизацией занимается не тот, кто ведет учет. Это отдельная и сложная тема.
Начнем с более простых вещей. В налогах ваша первая задача — выстроить процессы так, чтобы налоги
оплачивались:
вовремя — чтобы не платить потом пени;
без ошибок в платежных документах — иначе будет считаться, что налог не оплачен.
Для этого закрепите в обязанностях бухгалтера своевременное предоставление информации о начисленных налогах (сроки поставьте на пару недель раньше предусмотренных законодательством, если для оплаты нужно аккумулировать
средства на счете). Раз в год давайте задание сверять взаиморасчеты с налоговой. Отчет на стол.
Как работать с бухгалтером
Цель всех этих действий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает шанс обмана. Вы удивитесь, как мало предпринимателей готовы в вникать в работу бухгалтера, а ведь это
элементарные правила финансовой безопасности.
Не стесняйтесь своей некомпетентности и задавайте много вопросов. Вы не должны разбираться
во всем, для этого и существуют профессионалы.
Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера. Приглашать аудитора часто бывает излишним,
но не отказывайтесь от этой идеи окончательно. В проверке нет ничего постыдного.
Договоритесь об ответственности со стороны исполнителя за его ошибки, из-за которых
организация несет потери. Пропишите в договоре штрафы бухгалтера за штрафы налоговой.
Материал для этого выпуска рассылки подготовила Елена Глоткина: читатель рассылки и руководитель
бухгалтерской компании «7бизнес».
Елена помогает наладить работу бухгалтера в компании, найти правильного стороннего бухгалтера
и проконтролировать его работу. Бухгалтерам Елена помогает работать эффективнее и зарабатывать больше.
Как контролировать бухгалтера?
Не секрет, что мало кто из руководителей и собственников бизнеса разбираются в бухгалтерии. Обычная ситуация, когда бухгалтеры пользуются этим и, выстраивая доверительные отношения с директором, воруют. Или же просто по своей халатности или лени подсаживают компанию на лишние расходы. Причем зачастую воруют и бухгалтеры-друзья, и бухгалтеры-родственники!
Для подавляющего большинства руководителей бухучет – это темный лес, и контроль кажется запредельно сложной задачей. На самом деле это не так. Контролировать бухгалтерию можно и обязательно нужно. Вот несколько простых правил, которые уберегут вас от потерь, а бухгалтеров – от соблазна.
1. Контролируйте деньги компании
Чтобы контролировать расчетный счет, необходимо усложнить процедуру перевода денег. Ни в коем случае нельзя, чтобы деньги уходили без подписи руководителя.
Это один из самых простых способов увода денег. Например, введите систему двух ключей: один ключ бухгалтера, второй – руководителя.
Бухгалтер создает платеж, подписывает своим ключом, но без подписи ключом руководителя деньги никуда не уйдут.
Даже когда платежей много, нельзя подписывать платежки списком. Обязательно открывайте каждую платежку и проверяйте, куда и за что платите деньги! Да, проверка займет немного вашего драгоценного времени, однако это поможет избежать многих казусных ситуаций.
Если в вашей системе платежки создаются без ключа, по логину с паролем, а у вас есть флешка с одним ключом руководителя, не оставляйте ее бухгалтеру в постоянное пользование!
В некоторых системах «клиент-банк» при совершении платежа руководителю на сотовый телефон приходит смс с паролем, без которого банк не выполнит платеж. Если у вас не десятки платежей ежедневно, то имеет смысл выяснить в своем банке о подобной услуге.
Если в вашей компании есть корпоративная пластиковая карта, ограничьте ее расходы лимитом.
Для контроля снятия денег со счета по чековой книжке каждый чек подписывайте только в заполненном виде. Не подписывайте чистые чеки и тем более по несколько штук.
2. Контролируйте отчетность компании
Мы все знаем, что несвоевременная сдача отчетности в налоговую чревата последствиями.
Поэтому, дотянув до последнего, некоторые бухгалтеры отправляют «левый» отчет, главное, чтобы уложиться в сроки, установленные законодательством, не нарваться на штрафы и не вызвать повышенного интереса налоговой.
Потом же отправляют уточненную декларацию. Все вроде бы ничего, штрафов за это не предусмотрено. Вот только в результате очень легко попасть «на карандаш» с вытекающими из этого налоговыми проверками…
Поэтому всегда сами подписывайте отчетность, даже электронную. Поручите бухгалтеру составить календарь со сроками сдачи отчетности на год вперед и фиксируйте там, что и когда сдано. Только так вы будете видеть всю картину целиком, бухгалтер будет знать, что вы контролируете процесс.
3. Контролируйте налоги компании
Речь идет не об оптимизации, это отдельная история.
Начните хотя бы с контроля их оплаты. Главное, чтобы они были оплачены вовремя, чтобы не платить потом пени и без ошибок в платежных документах, иначе налог будет считаться неоплаченным.
Для этого введите в обязанности бухгалтера своевременную подачу вам информации о начисленных налогах. Лучше, если это будет заранее, за неделю-две до официальных сроков. Особенно, если для их оплаты еще предстоит аккумулировать средства на счете.
Раз в году давайте команду делать сверку с налоговой. Отчет – вам на стол.
Резюмируем:
Покажите бухгалтеру, что вы следите за его работой, что вы «в теме». Не стесняйтесь задавать вопросы, контролировать, проверять, в этом нет ничего постыдного.
Оговорите ответственность бухгалтера за его ошибки, в результате которых предприятие несет убытки. О штрафах за штрафы от налоговой! А иногда не грех будет и аудитора пригласить…
Цель всех вышеописанных действий – быть в курсе финансовой жизни предприятия.
Остается только удивляться, как мало руководителей готовы вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его! А ведь это элементарные правила финансовой безопасности компании.
Для пущей важности приведу примеры из практики моих клиентов:
- В ходе аудиторской проверки в одной небольшой столичной компании выявилось, что главный бухгалтер, пользуясь полным доверием генерального директора, не только благополучно оплачивала со счета предприятия кредит за свой авто в течение почти 3 лет, но и совершала другие приятные покупки (ювелирные украшения, одежда, туристические путевки и пр.) Упс… Выявлен ущерб около 4,5 млн. руб.
- В нижегородской оптовой компании случайно были раскрыты махинации главного бухгалтера, находящегося в сговоре с коммерческим директором. За 1,5 года их совместного «творчества» на несуществующую рекламу, промо-акции, апгрейд и ремонт офисной техники, представительские расходы и многое другое на счета фирм-однодневок ушло более 3 млн. руб. Как вам такое?..
- При выходе из состава учредителей одного из собственников предприятия случайно было обнаружено, что в штате предприятия присутствуют «мертвые души». При проверке оказалось, что двое давно уволившихся сотрудников продолжают исправно получать зарплату, отпускные и даже премии. Бухгалтер объяснила, что ей просто очень нужны были деньги… О как! Украдено более 800 тыс. руб. Сейчас идет полная аудиторская проверка.
Как контролировать бухгалтера интернет-магазина
Владелец интернет-магазина обычно подбирает бухгалтера, ссылаясь на его характеристики и опыт работы, а аутсорс бухучета на основе отзывов. Но никакие хвалебные рецензии и идеальное резюме не станут гарантией от недобросовестного бухгалтера.
Очень часто руководители отмечают сотрудника, как старательного, проникаются к нему доверием, а в итоге оказываются у разбитого корыта – бухгалтер исчезает, а владелец остается один на один со штрафными начислениями из налоговой и неоплаченными счетами.
Размер интернет-магазина и его ниша никак не влияют на позиции бухгалтера – он остается одним из самых важных людей в компании. Без его подписи кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными, так же как и расчетные документы.
Уровень ответственности этого специалиста не зависит от того, является он приходящим или штатным сотрудником.
Бухгалтер обязан грамотно формулировать учетную политику, вести бухгалтерский учет, предоставлять своевременно правдивую финансовую отчетность.
Такие случаи не редки и подрывают доверие ко всем бухгалтерам. Если на старте организации бизнеса владелец удосужился разобраться в азах бухгалтерии самостоятельно, хотябы на базовом уровне, ему, конечно, будет намного легче.
Как контролировать бухгалтера и уберечься от непосильных проблем, которые могут понести за собой ликвидацию интернет магазина? Не обязательно привлеченный бухгалтер окажется мошенником – из-за низкой компетентности он может просто ошибиться в расчетах и нанести тем самым компании ощутимый ущерб.
В любом случае, стоит подстраховаться и принять превентивные меры, провести проверку деятельности бухгалтера.
Возможные последствия отсутствия контроля
Ошибки бухгалтера могут обернуться катастрофой для бизнеса.
Последствия недостаточной или отсутствующей отчетности интернет магазина часто выливаются в то, что владелец просто не может получить достоверную информацию о положении дел.
Совсем плохо, когда налоговая проверка заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Иногда объем проблем настолько велик, что поглощает все свободные и несвободные ресурсы, и магазин попросту закрывается.
Фирмы-однодневки и бухгалтера-мошенники
Деловые информационные порталы пестрят заголовками такого типа: «Бухгалтер оказался мошенником: как уберечься?» Действия таких лиц являются, по сути, уголовным преступлением.
В качестве движущего фактора может быть обычная жажда наживы или происки конкурентов. Растраты и недостачи могут быть в любой организации.
Руководитель редко принимает адекватные меры против злоумышленников, в результате и возникают подобные прецеденты и предостерегающие статьи в прессе.
Бухгалтер, управляющий финансовыми потоками, не эффективно использует средства. Происходит хищение наличности при выдаче подотчетных средств или заработной платы.
Фирмы-однодневки, которые предлагают услуги таких бухгалтеров, регистрируются каждый день. Внедряя своих сотрудников в организации, они получают нечестную прибыль, уклоняются от налогов, обналичивают «черный нал».
Проведя, две-три крупных сделки, такие фирмы исчезают за горизонт вместе со своими лжебухгалтерами.
Как владельцу интернет магазина не попасть под их «каток» при поиске бухгалтера? Признаки фирмы-однодневки:
- Нет офиса и штатных сотрудников.
- Стационарный телефон отсутствует, общение проходит через электронную почту или по мобильному телефону.
- Фирма зарегистрирована на «зиц-председателя» — стороннего человека, не имеющего к ней отношения.
- Определенный юридический адрес отсутствует.
- Отчетной документации у такой фирмы нет. Если она и платит налоги, то только символические.
- Срок существования такой фирмы не больше 1,5 лет.
- Бухгалтерская документация оформлена с ошибками.
Прежде, чем иметь дело с бухгалтером из такой сомнительной организации, следует детально изучить все документы.
Застраховаться на все 100% нельзя, ведь иногда даже близкие люди, которых владелец назначил на финансовую должность, могут подложить «свинью» в виде ложной отчетности или денежной растраты.
А бухгалтера, привлеченные извне, наоборот добросовестно исполнять свои обязанности, выводя организацию на новый уровень.
Методы проверки работы
Не посвященному в бухгалтерские тонкости человеку, может показаться, что эта сфера – «китайская грамота». Очень часто владельцы интернет магазинов оправдываются: «Фирма работает, как часы – чего мне туда лезть?» и самоустраняются от контроля. Но такая позиция почти всегда проигрышная.
Необходимо держать руку «на пульсе» финансовых дел своей организации, тогда можно избежать неприятных моментов в будущем. Базовые знания налогово-бухгалтерского дела дадут бизнесмену возможность хотя бы иметь поверхностное представление о «правильном» или «неправильном» ведении финансовых дел.
Что нужно предпринять бизнесмену:
- Стоит регулярно просматривать бухгалтерскую отчетность, задавая сотруднику вопросы. Если что-то не понятно – можно спросить. Быть некомпетентным не должно быть стыдно.
- Оговорить с бухгалтером заранее, какие санкции он претерпит в случае допущения ошибки в отчетных бумагах. Если налоговая назначит штраф по вине бухгалтера – значит он также должен разделить ответственность за это.
- Можно пригласить аудитора для получения более точной картины.
Соблюдать элементарные правила финансовой безопасности обязан каждый руководитель. Вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его – хороший способ сохранить время и деньги.
Как производить контроль
С чего начать контроль своего сотрудника? Не стоит бояться термина «бухгалтерия» – это не «темный лес», а вполне понятная система расчетов. Осуществлять контроль не только можно, но и необходимо – пускать на самотек финансовые дела могут лишь недальновидные бизнесмены. Мы рассмотрим самые действенные методы контроля бухгалтеров.
Берем под контроль финансы организации
Следует ужесточить правила перевода средств. Не стоит давать бухгалтеру «карт-бланш» в руки в виде осуществления переводов только с его подписью. Подпись руководителя должна быть обязательной. Система двух ключей будет в этом случае оптимальной – чтобы провести платеж, необходимы два ключа – бухгалтера и владельца магазина. Без этих двух составляющих перевод не пройдет.
Еще несколько советов по платежам:
- Если у банка-партнера присутствует услуга «СМС контроль платежей», тогда можно успешно использовать этот инструмент для контроля. Правда, если за день проходит очень много операций, это будет доставлять неудобства. Но ради сохранения своих средств можно и потерпеть.
- Не стоит подписывать платежные квитанции не глядя, даже если их много. Необходимо обязательно их просматривать – это поможет избежать казусных ситуаций.
- Если ключ для совершения платежей записан на флешку – не стоит оставлять ее надолго у бухгалтера – использование только под личным контролем.
- Если есть фирменная кредитная карточка, тогда стоит установить на ней допустимый лимит по операциям.
Контролируем отчетность компании
Даже далекий от бухгалтерии человек понимает, что несвоевременная сдача отчетности обернется большими неприятностями. Некоторые нерадивые бухгалтера на скорую руку лепят «липовый» отчет, укладываясь в срок, который ограничен на законодательном уровне.
Таким образом, они отвлекают внимание налоговой, и не нарываются на санкции. После, такие бухгалтеры сдают уже точную декларацию. За такие действия штрафы не выписываются, но первые подозрения от налоговой – и организация бизнесмена станет любимым местом паломничества инспекторов на долгое время.
Чтобы уберечь себя от таких последствий, стоит самостоятельно проводить проверку бухгалтерской отчетности – даже электронной. Можно предложить бухгалтеру составить календарь, где будут прописаны сроки сдачи отчетности на некоторое время вперед, и контролировать сроки сдачи.
Бухгалтер будет видеть, что руководитель следит за процессом и вряд ли позволит себе лишнего.
Контролируем уплату налогов
Налоговая оптимизация – довольно сложный процесс, который требует участия особых специалистов. Их цель – не снижение налогового бремени, а увеличение прибыли компании. Такую услугу стоит заказывать отдельно.
Сначала следует начать хотя бы с контроля уплаты налогов. Своевременная оплата избавит компанию от начисления пени и штрафов. Также нужно не допускать возможность ошибок в отчетной документации – из-за них налоги не будут считаться выплаченными.
В обязанности бухгалтера должна входить регулярная подача документации руководителю на стол. Этот процесс лучше проводить заранее, за несколько недель до официальных сроков. Это даст возможность владельцу высвободить необходимые средства для уплаты налогов.
Ежегодная сверка отчетной документации с налоговой должна стать традицией в компании.
Следим за бухгалтером
Если бухгалтер будет видеть заинтересованность руководителя в финансовых делах, он дважды подумает, прежде чем обманывать. Прописное правило финансовой безопасности – вникать в работу бухгалтера. Некомпетентность предпринимателя в бухгалтерском деле не должна стать причиной переживаний.
Если владелец будет задавать финансовому сотруднику много вопросов – бухгалтер должен подробно на них отвечать. Пусть не будут постигнуты все тонкости бухучета, но это послужит сотруднику сигналом: «Руководитель интересуется и наблюдает!» Прибегать к услугам сторонних консультантов не зазорно, а полезно.
Они помогут уточнить правомерность тех или иных действий, предостерегут от совершения ошибок.
Не стоит гнушаться методами безопасности – можно установить видеонаблюдение на месте работы сотрудника, а также установить прослушивающие устройства. Это станет прекрасной подстраховкой от неожиданностей. Однако следует помнить, что по закону сотрудник должен быть проинформирован об этом, а также ему нужно подписать документ о согласии с такими мерами.
Как самостоятельно проверить работу бухгалтера:
- Изучение расчетов с контрагентами.
- Сверка документов о состоянии остатков на складе с реальными позициями. Если есть расхождения – это должно насторожить.
- Следует узнать, не было ли в последнее время квитанций из налоговой о начислении пени и штрафов.
- Узнать, не участились ли визиты инспекторов.
Проверка данных бухгалтерского учета поможет узнать истинное положение вещей на фирме. Если все-таки не захочется с головой окунаться в бухгалтерию – аудитор станет оптимальным решением.
Варианты привлечения сторонних сотрудников для проверки своего бухгалтера:
- Провести бухгалтерскую аудиторскую проверку. Тогда над отчетностью будут работать сразу несколько специалистов: аудитор, юрист, налоговик. Но такой сервис довольно затратный и будет не выгодным для небольшой точки продаж.
- Аудитор частного характера – более доступный вариант, который поможет проверить финансовые дела с минимальными затратами.
- Бухгалтер из другой фирмы, работающий в аналогичной сфере.
Если по каким-то причинам предприниматель не хочет, чтобы бухгалтер знал о его действиях, он может заказать анонимную проверку. Так бизнесмен получит объективные данные о состоянии налогового и бухгалтерского учета и избежит возможных конфликтов с сотрудником. Что делать дальше, если обнаружатся ошибки в документации, будет зависеть от их масштаба и характера.
Если бухгалтер исчез
Если вместе с сотрудником исчезли документы и наличные, тогда следует писать заявление в полицию. Также необходимо взять в полиции справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Такие действия помогут избежать начисления пени и штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетной документации.
Не стоит сразу подписывать приказ об увольнении нерадивого сотрудника, пока не будет ясно к какой ответственности его можно привлечь – административной или уголовной.
Как выбрать хорошего бухгалтера
Для работы в малом и среднем бизнесе необходим сотрудник, который постоянно следит за изменениями в законодательстве и вносит на их основе коррективы в свою работу.
Советы при подборе бухгалтера:
- Необходимо сразу определить уровень участия в делах компании: он будет заниматься только бухучетом или еще и вопросами налогообложения, а также кадровыми проблемами?
- Определить уровень сотрудника: предпринимателю нужен «мастодонт» в своей сфере, который работает в разных направлениях, или подойдет аккуратный сотрудник с узкой бухгалтерской направленностью.
- Определиться с размером заработной платы. В этот пункт включить необходимые траты на семинары или курсы повышения квалификации, а также обращения в сторонние фирмы за дополнительными консультациями.
- Стоит решить – предприниматель сам будет заниматься подбором кандидата (беседовать с претендентами, отвечать на звонки, изучать резюме и рекомендации) или поручит это дело рекрутерам.
Чтобы сотрудник работал более старательно, его необходимо мотивировать. В малых и средних сферах бизнеса карьерный рост ограничен. Поэтому следует подумать над премиями или графиком роста заработной платы, а также над компенсационным пакетом.
Признаки хорошего бухгалтера:
Для проверки знаний бухгалтера существуют специальные тесты. Можно подготовить собственные вопросы, тестируя претендента на лояльность и надежность. Тестирование желательно проводить до собеседования, чтобы сэкономить всем время.
Хороший сотрудник будет находиться в постоянном контакте со своим руководителем. Если бухгалтер не задает вопросов и не интересуется дополнительными сведениями, скорее всего составленные им балансы будут неправильными, что повлечет возникновение проблем. Следует помнить, что грамотно подобранный бухгалтер – это плюс 40% прибыли предприятия!
Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний
Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть.
Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.
Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.
Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.
Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.
Тест для бухгалтера
Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.
Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.
Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.
Получить тест и проверить своего бухгалтера >>>
Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.
Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?
Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку
В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).
Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.
Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.
Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:
Важно!
Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку.
Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет.
Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.
Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?
Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи
В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.
Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:
Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?
Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде.
Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам.
Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.
Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?
Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами
Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.
Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках.
Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии.
Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.
Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.
Важно!
Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».
Как проверить бухгалтера по декларациям?
Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности
Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).
Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.
- Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
- Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
- Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах
Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).
Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.
Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!
Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%
Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.
Важно!
К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.
Как контролировать бухгалтера и финансовые потоки
Каждый собственник и каждый руководитель (генеральный директор) предприятия сталкивается с проблемой главного бухгалтера. Могут складываться различные ситуации, рассмотрим основные из них.
Ситуация 1. Собственник не доверяет в полной мере руководителю и ставит «своего» главного бухгалтера.
Соответственно, и руководитель предприятия может не иметь должного уровня доверия к главному бухгалтеру Главный бухгалтер, в свою очередь, может относиться к руководителю предприятия свысока и считать себя сотрудником того же уровня (а нередко и выше), что и руководитель предприятия. Отношения могут не сложиться.
К чему приведет ситуация, трудно предугадать. Конфликт может не существовать вообще или тлеть годами, пока собственник не определится с тем, кто ему нужнее – главный бухгалтер или руководитель предприятия.
Ситуация 2. Усложнение предыдущей ситуации – собственников несколько, а должности на предприятии «расписаны» между ними.
Один собственник приводит генерального директора другой – финансового третий – главного бухгалтера и т. д.
В случае ухудшения отношений между собственниками «война» переходит в трудовой коллектив, и начинается действие пословицы «паны дерутся – у холопов чубы трещат».
Ситуация 3. Побывав во 2-й ситуации, собственники обращаются в кадровое агентство с тем, чтобы найти нейтральный по отношению к собственникам топ-менеджмент, включая генерального директора и главного бухгалтера. Мы полагаем, что определенная доля заказов в кадровые агентства попадает именно по этой причине.
Ситуация 4. Вообще говоря, главный бухгалтер – должность, требующая высокой профессиональной квалификации, определенных организаторских способностей, а также опыта работы. Среди ближайших знакомых у собственника такого человека может и не оказаться.
Возникает противоречие: хочется, чтобы был человек и свой, и квалифицированный. Тогда есть два варианта решения проблемы. Квалифицированный главный бухгалтер приглашается «с улицы», а к нему «подсаживают» заместителя – неквалифицированного, но зато «своего».
Пусть за главбухом присматривает, может, и сам(а) чему когда-нибудь научится. Можно наоборот – главный бухгалтер «свой», имеет дорогую импортную ручку и должные навыки для подписания документов, включая красивую подпись. А фактически всю работу делает толковый заместитель «с улицы».
Понятно, что если «свой» человек в бухгалтерии не обладает должной квалификацией, то более квалифицированные коллеги все равно обведут его вокруг пальца, в худшем случае – подставят.
Ситуация 5. Собственники отдают должность главного бухгалтера «на откуп» руководителю (генеральному директору) предприятия и возлагают всю ответственность за бухгалтерию на него. С нашей точки зрения, ситуации 3 и 5 менее противоречивы, чем остальные.
Ситуация 6. В холдинговых структурах отношения между должностными лицами юридических лиц могут быть весьма запутанными.
Так, генеральный директор может быть номинальным «подписантом», а главный бухгалтер – вполне полноценным главным бухгалтером.
В случае наличия единой сводной бухгалтерии главный бухгалтер тоже в принципе может быть «подписантом», а учет может вестись целым коллективом специализированной бухгалтерии, к тому же находящейся далеко от самого предприятия.
Единственное, что объединяет эти ситуации, – это то, что контроль за деятельностью главного бухгалтера необходим во всех случаях без исключения. Итак, на какие моменты следует обратить внимание.
• Положение и роль главного бухгалтера на предприятии. Надо понимать,какое фактическое положение занимает главный бухгалтер в иерархии руководства предприятия. Если главного бухгалтера, что называется, загнали под лавку, – это очень плохо. Совсем плохо.
На практике это случается, когда руководитель предприятия не заинтересован в полноценном, достоверном учете на предприятии. А значит, с высокой долей вероятности, он проворачивает темные делишки. Такой руководитель и его деятельность должны сразу стать объектом пристального внимания службы безопасности.
Также следует обратить внимание на деятельность руководителя предприятия, при котором высокая текучесть кадров на различных позициях в бухгалтерии, особенно главных бухгалтеров.
•Участие главного бухгалтера в бизнес-процессах на предприятии и его степень влияния. Если главный бухгалтер не принимает участия в управлении предприятием (согласование договоров, визирование документов, платежей, планирование деятельности, пр.
), то это может говорить о его невысоком фактическом статусе на предприятии. Хотя внешне ему могут оказывать уважение соответственно должности.
Есть и другая крайность, существенно менее опасная, – это чрезмерная степень влияния главного бухгалтера на предприятии, встречается не очень часто. Тем не менее недооценивать ее нельзя.
• Предварительный контроль отчетности. Главный бухгалтер обычно отвечает за составление бухгалтерской и налоговой отчетности Надо иметь в виду, что все люди делают ошибки. Даже самые квалифицированные и внимательные сотрудники тоже делают ошибки. Поэтому необходима процедура проверки отчетности и деклараций.
Это может быть, например, целевая аудиторская проверка. Если она проводится до сдачи отчетности то это хорошо.
В результате снижается вероятность ошибки, и не происходит составления и подачи исправленной налоговой декларации Частая подача исправленных налоговых деклараций является фактором, увеличивающим вероятность проведения налоговой проверки.
•Последующий контроль отчетности. У большинства крупных компаний проведение обязательного аудита годовой отчетности является обязанностью в соответствии с законодательством. Если таковой обязанности нет, то целесообразно провести аудит годовой отчетности.
• Аудит. При проведении аудиторской проверки перед аудиторами можно и нужно ставить отдельные задачи, задавать интересующие вопросы Не стоит пренебрегать этой возможностью.
Контроль финансовых потоков
Если рассматривать хищение денежных средств как явление во времени, то оно бывает двух типов.
Первый – это медленное хищение небольшими, незаметными для организации суммами с прикрытием этого хищения тем или иным способом.
Второй – это быстрый перевод одной (нескольких) большой суммы, инициатор или исполнитель платежа скрывается либо стрелки переводятся на невиновных лиц или неизвестных негодяев.
Безналичное обращение. С организационной точки зрения также много вариантов: ответственным за платежи лицом может быть главный бухгалтер, начальник казначейства или сотрудник – оператор системы банк–клиент. Как правило, это доверенный человек. Что касается безналичного оборота денежных средств, то здесь способы хищения достаточно разнообразны, перечислим некоторые из них.
• Отправка денежных средств на счета обналичивающих подставных фирм. Условно можно разделить на два варианта. Первый – периодическая отправка денежных средств платежами, похожими на платежи обычной финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
В бухгалтерском учете прикрывается нарастающей дебиторской задолженностью контрагентов реальных либо подставных или же увеличением активов по любой другой удобной статье баланса.
Второй – это одноразовый перевод очень большой суммы денежных средств без всякого прикрытия с последующим побегом отправившего денежные средства лица или без оного. В случае, не предусматривающем побег ответственного лица, обычно имеет место сценарий прикрытия.
Хищение денежных средств может быть представлено как результат деятельности неизвестных хакеров. Также может быть предпринята попытка свалить вину на кого-либо из сотрудников, задействованных в процессе платежей контрагентам.
• Перевод денежных средств реальным контрагентам, которые готовятся обанкротиться или «исчезнуть». Достаточно часто менеджеры, работающие в контакте с сотрудниками контрагента, получают от них «дружескую» информацию о состоянии организации контрагента.
Иногда складывается ситуация, при которой контрагент, у которого есть какие-либо проблемы, планирует закончить свою деятельность.
У менеджеров предприятия сразу возникает мысль о редком случае и удачной схеме: дать указание перечислить такому контрагенту максимально возможную сумму, а контрагента попросить ее обналичить. Предприятие переводит безналичные денежные средства контрагенту.
Тот их обналичивает и за вычетом своей доли передает менеджерам предприятия. Затем контрагент банкротится или исчезает. Предприятие деньги потеряло, менеджеры получили. Финансовый отдел или бухгалтерия ни при чем, их сотрудники проводили обычные, наверняка санкционированные платежи проверенному контрагенту.
• При возврате денежных средств от контрагента тоже может возникнуть соблазн использовать ситуацию. Для этого достаточно направить контрагенту письмо с просьбой отправить денежные средства на другие реквизиты.
Автор и отправитель письма впоследствии окажутся неизвестны.
Схема работает при отсутствии живых контактов между финансовыми службами предприятия и контрагента, а также при формализованном документообороте между сторонами.
• Сокрытие и перечисление поступивших денежных средств. В настоящее время практически все компании перешли на систему банк–клиент, поэтому мы можем рассказать о механизмесовершения хищения безналичных денежных средств, характерном скорее для бумажного документооборота.
В день, когда на расчетный счет поступает определенная сумма денег, бухгалтер передает в банк платежное поручение в адрес нужной ему компании на ту же сумму минус комиссии банка за платежное поручение.
Таким образом, остаток на счете за этот день будет полностью соответствовать тому, который был бы без этого поступления. Затем из пачки документов, прилагаемых к выписке банка, изымаются входящее платежное поручение, исходящее платежное поручение и ордер на списание комиссии банком.
На распечатке оборотов по счету за день никаких подписей, печатей банка нет, ее можно легко изготовить самому. В итоге имеем: остатки на расчетном счете и на выписке совпадают, денежные средства ушли.
Разбирательства по поводу пропавшей суммы могут занять некоторое время, достаточное для того, чтобы обналичить денежные средства и скрыться. При электронном обороте также возможна такая операция, но ее можно легко и быстро увидеть в системе банк–клиент.
Каким образом можно снизить риски хищения безналичных денежных средств?
• Прежде всего, на предприятии должен быть создан и четко соблюдаться регламент проведения безналичных платежей. Должны существовать четкие должностные инструкции и договоры материальной ответственности с отдельными сотрудниками.
Ответственность должна быть правильно распределена между сотрудниками. Девочка, работающая с клиент-банком, несет ответственность за правильность составления платежных документов.
Понятно, что она не может нести ответственность за экономически нецелесообразные расходы, за переводы денежных средств, осуществленные по указанию генерального директора.
• Также должен быть разработан механизм дополнительной проверки отдельных платежей. В эту категорию платежей должны обязательно попадать платежи на большие суммы и платежи новым контрагентам.
• Если на предприятии не установлены лимиты кредитования контрагентов, то это необходимо сделать. Тогда при превышении лимита кредитования платежи контрагенту будут приостанавливаться до выяснения ситуации.
• Должны проводиться регулярные аудиторские проверки, а также проверки соблюдения регламента платежей.
• Следует уделить особое внимание компьютерной безопасности системы банк–клиент, особенно ситуациям компрометации ключей паролей, несанкционированного доступа к компьютерам с системой банк–клиент. Неплохо иметь видеонаблюдение за компьютером системы банк–клиент.
Наличное обращение. Здесь, с одной стороны, все немного проще, с другой – гораздо сложнее. Проще то, что наличные деньги можно пощупать, пересчитать, они физически осязаемы.
Сложнее то, что наличные деньги имеют различное происхождение (выручка, зарплата, аванс, подотчетные), поступают в кассу различными путями и уходят из кассы различными путями. Также наличные могут быть как официальными, так и «из черной кассы».
Увы, наша экономическая действительность такова, что «черные кассы» имеют место быть. Определенную роль в существовании «черных касс» играет не совсем удачное законодательство.
Итак, рассмотрим сначала официальную кассу предприятия и основные способы хищения денежных средств из официальной кассы.
• Хищение денежных средств перевозчиком денежных средств либо кассиром, ничем не прикрытое, с последующим побегом присвоившего денежные средства лица (лиц). Как вариант, довольно часто встречающийся, – имитация нападения, кражи и перевод поисков злоумышленников в направлении неизвестных лиц.
• Изъятие денежных средств из кассы, неприкрытое никакими оправдательными документами. Кассир берет немного денег, чаще всего предполагая вернуть их потом в кассу, в общем-то без злого умысла или желания украсть, присвоить эти деньги.
Недостача вскрывается при ревизии. Обычно бывает много шума из-за пустячных сумм, которые никто не хотел похищать.
Просто девочке-кассиру надо было срочно пять тысяч рублей «на классную курточку» (бабушке-кассиру – соответственно на лекарства), а зарплата только на следующей неделе.
• Хищение денежных средств, прикрытое липовыми оправдательными документами (расходными кассовыми ордерами).
• Хищение денежных средств, совершаемое путем неполного оприходования, неоприходования поступающих денежных средств.
• Хищение денежных средств из сейфа офисными сотрудниками.
Неофициальная касса. Способы хищения из нее в принципе те же. Однако поскольку неофициальную кассу обычно «держат» особо доверенные лица, то воровства в самих неофициальных кассах гораздо меньше.
Но если оно случается, то собственник испытывает большое разочарование в людях, притом самых доверенных. Хищений вне кассы в сфере оборота «черной» наличности гораздо больше. Поскольку не все расходы предполагают наличие отчетных документов (взятки, откаты, различные услуги, пр.
), то у подотчетных лиц есть большое поле для фантазии и творчества в области злоупотреблений вверенными ему деньгами.
Есть одна общая для официальной и черной касс ситуация, связанная с выплатой зарплаты рабочим по ведомостям. В кассе деньги и ведомость выдают бригадиру (прорабу), а уже он раздает деньги рабочим, они подписывают ведомость и он ее потом возвращает. У финансового отдела, кассиров эта схема не вызывает вопросов – деньги отдали, ведомость с подписями получили.
Но на самом деле есть определенная проблема. Бригадир (прораб) при такой выплате частенько становится маленьким царьком, распределяя денежные средства не так, как указано в ведомости, а по своей воле. То есть он сам и лица к нему приближенные получают побольше, чем положено по ведомости, а остальные – поменьше.
Такой конфликт понижает производительность труда, ухудшает качество работы (продукции), провоцирует скандалы. В случае если рабочие родом из близлежащих стран с более теплым климатом, то описанная ситуация скорее правило, чем исключение.
На некоторых предприятиях, где эта проблема стоит особенно остро, она решается путем выдачи денег непосредственно рабочим, минуя бригадира (прораба). Если речь идет об удаленном объекте, то кассир выезжает на объект.
Каким образом можно снизить риски хищения наличных денежных средств?
• Прежде всего на предприятии должен быть создан и четко соблюдаться регламент проведения наличных платежей. Должны существовать четкие должностные инструкции и договоры материальной ответственности с отдельными сотрудниками.
•Следует строго соблюдать правила оформления и учета кассовых операций.
Следует обратить внимание на физическую защиту мест хранения денег. Касса должна быть оборудована надлежащим образом. Неплохо иметь видеонаблюдение за кассой, сейфом.
• Также необходимо соблюдать определенные правила при перевозке и хранении денежных средств. Наличие соответствующей перевозимым или хранимым суммам охраны, а также секретность в отношении всего, что касается хранения и перевозки денег, – это обязательные условия, которые должны соблюдаться всегда.
• Должны проводиться регулярные аудиторские проверки, ревизии, а также проверки соблюдения кассовой дисциплины
• Разумное уменьшение наличного оборота. Сюда можно отнести безналичный перевод зарплат сотрудникам на карточки, сокращение иных наличных расходов.
Выводы
• Бухгалтерия является службой предприятия, требующей постоянного контроля, осуществляемого высококвалифицированными опытными специалистами.
• Отсутствие должного контроля финансовых потоков может повлечь за собой нанесение существенного материального ущерба предприятию вплоть до его банкротства.
