Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов
Название фонда ___________________________________________________________________________________________
№№ описей _______________________________________________________________________________________________
Проверка проводилась с _____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям _______________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи __________________________________________________________________ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ___________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на __________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ____________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии ___________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) _____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ____________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ____________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
2
в) реставрации ____________________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки __________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов ________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных _______________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
ж) требующих шифровки ________________________________________________________________________ ед.хр.
з) требующих замены и оформления обложек___________________________________________ ед.хр.
и) требующих картонирования __________________________________________________________ ед.хр.
к) _______________________________________________________________________________________________
л) ______________________________________________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи ___________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),
имеющихся в наличии ____________________________________________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование должностей
работников Подписи Расшифровки подписей
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
(продолжение)
Приложение 12 14
к Административному регламенту
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
#G0
(название архивного отдела)АКТ___________ № ___________(дата)о технических ошибках вучетных документах
УТВЕРЖДАЮ____________________________(должность лица, курирующегоработу архивного отдела)Подпись РасшифровкаподписиДатаФонд № ____________
Название фонда ____________________________________________________________________________________________________________________________________________В ходе выполнения ______________________________________ обнаружены техническиеошибки в записях:
#G0Название документа
Существующая запись
Следует записать
1
2
3
В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на _______________ ед. хр.(цифрами и прописью)Примечания: _________________________________________________________________Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписиИзменения в учетные документы внесеныЗаведующий отделом Подпись Расшифровка подписиДата
Приложение №13
к административному регламенту
ОБРАЗЕЦ ЖАЛОБЫ НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ)
( наименование органа местного самоуправления)
_____________________________________________________________
или его должностного лица
_____________________________________________________________
наименование структурного подразделения органа
местного самоуправления
Исх.№____________от______
Жалоба
* Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица
_________________________________________________________________
* Местонахождение юридического лица, физического лица
_________________________________________________________________
Адрес
Телефон:__________________________
Адрес электронной почты:________________________________
Код учета: ИНН_________________________________________
* Ф.И.О. руководителя юридического лица____________________________
* на действия( бездействие):
_________________________________________________________________
наименование органа или должность, Ф.И.О. должностного лица органа
* существо жалобы:_______________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(краткое изложение обжалуемых действий) бездействия), указать основания, по которым лицо, подающее жалобу, не согласно с действием( бездействием) со ссылками на пункты регламента)
Поля, отмеченные звездочкой ( *), обязательны для заполнения.
Перечень прилагаемой документации
МП
Подпись руководителя юридического лица, физического лица
______________________________
Приложение № 14
к административному регламенту
ОБРАЗЕЦ РЕШЕНИЯ_____________________________________________
( наименование ОМСО)
по жалобе на действие ( бездействие) отдела
_______________________________________________________
Исх. №________ от_____________
РЕШЕНИЕ
по жалобе на решение, действие (бездействие)
органа или его должностного лица
Наименование органа или должность, фамилия и инициалы должностного лица органа, принявшего решение по жалобе:
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица, обратившегося с жалобой____________________________________________
__________________________________________________________________
Номер жалобы, дата и место принятия решения:_________________________
__________________________________________________________________
Изложение жалобы по существу______________________________________
__________________________________________________________________
Изложение возражений, объяснений заявителя__________________________
__________________________________________________________________
УСТАНОВЛЕНО:
фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или должностным лицом, рассматривающим жалобу_________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Доказательства, на которых основаны выводы по результатам рассмотрения жалобы:___________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался орган или должностное лицо при принятии решения, и мотивы, по которым орган или должностное лицо не применил законы и иные нормативные правовые акты, на которые ссылался заявитель_______________________
________________________________________________________________
На основании изложенного
РЕШЕНО:
1._______________________________________________________________
решение, принятое в отношении обжалованного
________________________________________________________________
действия (бездействия), признано правомерным или неправомерным полностью или частично, или отменено полностью или частично
2._____________________________________________________________
решение либо меры, которые необходимо принять в целях устранения допущенных нарушений, если они не были приняты до вынесения решения по жалобе
Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.
Копия настоящего решения направлена по адресу__________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________
должность лица, уполномоченного, подпись инициалы и фамилия
принявшего решение по жалобе.
Работы архивов организаций
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение 38 к п. 6.4.1.3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкаописания документов личного подписипроисхождения ДатаФонд №____________________________________________________________________________________________(название фонда)По состоянию на____________________в фонде №_______________________________________________________(дата начала работы)по учетным данным числилось_______________________описей,___________________________________________временных дел (единиц хранения),__________________________________________________________документов.В процессе описания сформировано________________________________________________дел (единиц хранения),выделено не подлежащих хранению__________________________________________________документов (листов),_____________дел; возвращены владельцу_____________документов(листов),_____________дел (ед. хранения).Вновь составлена опись №_________________на__________________дел.По состоянию на _________________________в фонде №_________________________________________________(дата начала работы)числится______________описей,_________________дел (единиц хранения) за________годы.Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)в объемах_______________________________________________________________________(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)К описи составлен следующий научно-справочный аппарат:______________________________________________(предисловия,оглавления,указатели)Работу выполнили___________________________ Подписи Расшифровка подписи(наименование должности)Работу принялНаименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаОпись одобрена ЦЭК (ЭК) организациипротокол №______________от__________________Опись утверждена ЭПК архивного учрежденияпротокол №______________от__________________Изменения в учетные формы внесены.Наименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаНе подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве_________дел(документов) на _____л.Подписи владельца архива Расшифровка подписиДатаПредседатель ЦЭК (ЭК) организацииподпись Расшифровка подписиДатаФормат А4 (210*297 мм)
Форма акта описания документов личного происхождения.
Приложение 39к п. 6.4.1.3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкаоб образовании объединенного подписиархивного фонда ДатаФонды в составе__________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)по состоянию на ____________________в фонде №____________по учетным данным числилось_______________.(дата начала работ)В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд___________________________________(название)в составе________________________ед.хр.,внесенных в___________________________________описи(количество) (количество)По состоянию на______________________в объединенном архивном фонде №________числится_______описей, (дата завершения работ)__________дел (ед.хранения) за _________годы.Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)К описи составлен следующий научно-справочный аппарат_____________________________________________(предисловие, оглавление, указатели)Работу выполнили________________________ Подписи Расшифровка подписей(наименование должностей)Работу принялНаименование должности руководителяархива (лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаОпись одобрена ЦЭК (ЭК) организациипротокол №___________________от____________________Опись утверждена ЭПК архивного учрежденияпротокол №__________________от____________________Изменения в учетные формы внесены.Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписиархива (лица, ответственного за архив)ДатаНе подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве___________дел (документов) на ___л.Подпись владельца архива Расшифровка подписиДатаПредседатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписиПодписьДатаФормат А4 (210*297 мм)
Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
Приложение 40 к п. 6.4.1.3
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкао технических ошибках в подписиучетных документах ДатаФонд №______________Название фонда_____________________________________________________________В ходе выполнения_____________________________________________________обнаружены технические ошибки в записях ______________________________________________________
Название документа
Существующая запись
Следует записать
1
2
3
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на _____________ед.хр.(цифрами,прописью)Примечания:Должность Подпись Расшифровка подписиДатаИзменение внесены в учетные документы.Наименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаФормат А4 (210*297 мм)
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Приложение 41 к п. 6.4.1.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкаоб необнаружении документов (не относящихся к подписиданному фонду, архиву, неучтенных и т.д.) ДатаВ ходе______________________________________________________________________(вид работ)обнаружено________________________________________________________________________(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
№ п/п
Заголовок ед.хр.
Шифр (если есть)
К какому фонду относится
Примечания
1
2
3
4
5
Итого обнаружено______________________________________________________документов.(цифрами и прописью)Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписиДатаИзменения внесены в учетные документы.Наименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Формат А4 (210*297 мм)
Форма акта об обнаружении документов
Приложение 42 к п.8.2.2
Наименование организации Петрову Б.И.ул.Жуковского,105/2, кв.5,г.Новосибирск, 630082
АРХИВНАЯ СПРАВКА
Акт об уничтожении документов
Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.
Составление и образец
Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.
Образец акта об уничтожении документов
Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации). Проверки легко выявляют данный факт. Уничтожение документации, срок хранения которой еще не истек, не допустимо.
Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и уголовную ответственность. Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.
Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.
Многие организации пользуются однотипными видами бланков:
- кассовыми;
- банковскими и прочими.
Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков. Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций. Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.
Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.
Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними.
Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы. К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.
Скачать образец акта об уничтожении документов (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 22 246)
Скачать бланк акта о выделении на уничтожение документов (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 11 363)
Составление актов о неисправимых повреждениях документов
- Главная
- Статьи
- Составление актов о неисправимых повреждениях документов
В силу тех или иных причин документы, хранящиеся в организации, могут оказаться повреждёнными.
В перечень таких причин входят пожары, затопления, нашествия грызунов, другие события или явления.
Повреждённые документы приходится уничтожать, делая это в полном соответствии с правилами, предусмотренными действующим отраслевым законодательством.
Одно из правил гласит
При уничтожении повреждённой документации необходимо составление актов о неисправимых повреждениях документов.
Составление этих документов, в свою очередь, регламентируется рядом законодательных норм.
Соответствующие правила в совершенстве известны специалистам компании «Архив Гарант», которые оказывают всем заинтересованным лицам услугу составления актов о неисправимых повреждениях документов.
Основные нюансы составления акта.
Необходимость в оформлении документа, подтверждающего факт невозможности восстановления документов, возникает при упомянутых выше форс-мажорных обстоятельствах. Кроме того, составление акта может понадобиться при выполнении экспертизы ценности документов, находящихся на архивном хранении.
Сведения включаемые в акт
Составляя акт о неисправимых повреждениях документов, в него необходимо включить следующие сведения:
- номер дела, в котором были обнаружены документы, получившие повреждения;
- номер описи дела;
- номер единицы хранения, присвоенный делу в архиве;
- количество листов в документах, получивших повреждения;
- заголовки, присвоенные документам. Крайне важно проследить за тем, чтобы заголовки при составлении акта о неисправимых повреждениях документов полностью соответствовали заголовкам, имеющимся на обложке дела;
- информация по существу повреждений, которые получили документы;
- сведения о причинах возникновения повреждений;
- крайние даты повреждённых документов.
Заверение акта
Акт заверяется руководителем архива. В ряде случаев может потребоваться внести изменения в документ, при этом дополненный акт заверяется сотрудником, который внёс изменения, и руководителем архива.
Для составления актов о неисправимых повреждениях обратиться к нам
Специалисты “Архив Гарант” обладают глубокими специальными познаниями – как в области архивной обработки, так и в юриспруденции и других сферах.
Каждый из них имеет большой опыт выполнения различных архивных работ, в том числе – составления актов о неисправимых повреждениях документов.
Это позволяет нам гарантировать каждому своему клиенту безупречное качество выполнения работ и неукоснительное соблюдение требований отраслевого законодательства (в частности, касающихся составления актов о неисправимых повреждениях документов).
Скорость и цены
Мы оперативно выполняем свою работу, при этом цены, установленные нами на оказываемые услуги, вполне доступны. Обратите внимание и на то, что при обращении к нам за помощью в составлении актов о неисправимых повреждениях документов ваши сотрудники не будут отрываться от своих непосредственных обязанностей – а значит, не будет страдать производительность труда.
Задать вопрос о составлении акта о неисправимых повреждениях документов Вы можете по телефону: 8 (495) 233-73-92
Посмотреть все статьи
Составление актов о неисправимых повреждениях документов
В практической деятельности организаций нередко возникают ситуации, в которых требуется уничтожать документы. Одной из причин может стать повреждение деловых бумаг при тех или иных форс-мажорных обстоятельствах – пожаре, затоплении или других.
Процедура уничтожения документов, которые уже не могут быть восстановлены, регламентирована действующим законодательством. Она состоит из нескольких этапов, одним из которых является составление актов о неисправимых повреждениях документов.
В настоящее время все заинтересованные лица могут воспользоваться профессиональной помощью в составлении таких актов, обратившись к нам.
Суть и форма акта
Акт о неисправимых повреждениях – это документ, который составляется при обнаружении дефектов бумажной документации, не поддающихся исправлению.
Составление акта о неисправимых повреждениях документов может выполняться при возникновении упомянутых выше форс-мажорных обстоятельств, а также, к примеру, при плановой экспертизе ценности документов.
Действующее законодательство содержит ряд требований, которые должны учитываться при составлении акта о неисправимых повреждениях документов.
Обязательными реквизитами акта, о котором идёт речь, являются:
- порядковые номера дела и описи, получивших повреждения
- количество листов документов
- заголовки повреждённых документов (недопустимы какие бы то ни было расхождения с заголовками, указанными на обложке дела).
Обработка дел, документы в которых имеют одинаковые заголовки, производится по особым правилам
- крайние даты документов
- сущность возникших повреждений и причины их возникновения
- итоговая запись.
После составления акта о неисправимых повреждениях документов он должен быть заверен в порядке, установленном законодательством.
Преимущества взаимодействия с профессионалами
Итак, мы видим, что правильное составление актов, которым посвящён этот обзор – сложное и ответственное мероприятие. Попытки выполнить его самостоятельно часто приводят к неоправданным затратам времени и не гарантируют юридической грамотности акта. Именно поэтому столь популярны услуги, оказываемые нашей компанией.
Наши специалисты:
- проанализируют вашу ситуацию, установят причины и степень повреждений документов, выделят те бумаги, восстановить которые невозможно
- выполнят составление актов о неисправимых повреждениях документов, обеспечив при этом соблюдение всех правил и требований – а значит, устранив риск негативных последствий для заказчика.
При обращении к нам сотрудники вашего предприятия не будут отвлекаться от своих основных занятий – а значит, эффективность работы предприятия не пострадает.
Немаловажно и то, что составление актов о неисправимых повреждениях документов выполняется нами максимально оперативно, а цена, установленная на соответствующую услугу, вполне приемлема.
