Принцип работы онлайн-кассы: что делать, если пропал Интернет или отключили электричество
Многие российские торговые предприятия ожидает переход на онлайн-кассы. Их применение характеризуется достаточно большим количеством нюансов, а также может сопровождаться появлением тех или иных сложностей.
Рассмотрим ключевые факты о принципах работы онлайн-касс, на которые полезно обратить внимание, а также особенности решения возможных проблем с соответствующей разновидностью ККТ.
Расскажем об общих принципах работы онлайн-кассы.
Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!
Принцип работы и её сущность
Онлайн-касса — это инновационный вид контрольно-кассовой техники (который, однако, в обозримом будущем предполагает стать массовым и типовым), способный выполнять следующие ключевые функции:
- передачу сведений о платежах, совершенных покупателем, в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн;
- формирование электронных кассовых чеков, а также их отправка на e-mail или на телефон покупателя (в виде SMS);
- сохранение и шифрование сведений о платежах.
При этом, платежные данные передаются в ФНС не напрямую, а через уполномоченную организацию — оператора фискальных данных (ОФД).
Основное предназначение онлайн-кассы — это именно информирование ФНС (при посредничестве ОФД) о выручке, поступаемой в кассу предприятия вследствие получения оплаты за товары или услуги от посетителей.
В некоторых аспектах онлайн-касса может быть использована и как инструмент поддержания лояльности покупателя: тот факт, что бумажный чек сохранять необязательно (так как есть его электронная копия), может порадовать многих клиентов магазинов. Конечно, если покупатель не желает сообщать кассиру свои контактные данные — его не будут обязывать это делать. В этом случае покупатель получит только бумажный чек.
Видео — передача кассового чека online на кассе Viki Mini:
Стоит отметить, что онлайн-касса принципиально не слишком отличается от обычной кассы.
Главное, чтобы она удовлетворяла законодательным требованиям — которые закреплены в пункте 1 статьи 4 54-ФЗ (в новой редакции от 03.07.2016 года).
В числе таких требований — совместимость с фискальным накопителем. Он представляет собой во многом уникальное устройство и является ключевым компонентом онлайн-кассы.
Фискальный накопитель способен, в частности:
- шифровать и удостоверять платежные данные, передаваемые от кассы в ФНС и обратно;
- сохранять и защищать соответствующие платежные данные;
- обеспечивать законную работу онлайн-кассы в периоды, когда интернет по каким-либо причинам недоступен.
Фактически, фискальный накопитель — главный технологический компонент, отличающий онлайновую кассу от обычной. Даже с учетом того, что в отношении первой положениями 54-ФЗ установлен ряд требований, ранее не применявшихся в отношении второй, именно фискальный накопитель делает кассу, собственно, «онлайновой».
Совершенно очевидно, что соответствующий накопитель — технологически очень сложный продукт. На российском рынке сейчас реализуется пока что единственная его модель — устройство ФН-1, производимый ООО «РИК». Именно она устанавливается в контрольно-кассовую технику и превращает ее в «онлайновую».
Собственно, как работает онлайн-касса с учетом отмеченных ее функций? Условно можно представить работу соответствующего типа ККТ в рамках следующего алгоритма:
- сведения о покупке;
- SMS или e-mail покупателя (если они будут предоставлены).
В этот момент сведения о платежной операции передаются на фискальный накопитель, записываются в его внутреннюю память, шифруются, а затем отправляются через интернет оператору фискальных данных. Получив их и проверив, ОФД в установленном порядке направляет данные в ФНС. Кроме того, оператор направляет на онлайн-кассу магазина сообщение о том, что информация принята.
Таким образом, самый главный критерий выполнения корректного технологического цикла работы онлайн-кассы — это запись платежных данных в фискальную память, а также их передача в зашифрованном виде ОФД (в идеале — также получение подтверждения от оператора о том, что данные приняты). Оператор фискальных данных сделает остальную работу сам — передаст в ФНС платежные сведения и отправит электронный чек покупателю.
Конечно, в компетенции кассира останется распечатка бумажного чека (как минимум, для этого бумага в кассовом аппарате должна быть) и передача его покупателю — но соответствующая процедура не характеризует работу, собственно, онлайн-кассы как отличительный ее признак. Она точно так же осуществляется и на обычной кассе. Аналогично осуществляются иные привычные кассирам процедуры — например, формирование отчета по форме № КМ-6, а также отчета об окончании смены.
Примечательно, что оператору фискальных данных (оттуда, в свою очередь в ФНС) отчет о завершении смены передается в автоматическом режиме — как только закрывается кассиром. Его, а также сведений о платежах, передаваемых всякий раз при пробитии чека, налоговикам может быть достаточно, чтобы не приходить в магазин с проверкой записей в памяти фискального накопителя.
Однако, возможны случаи, когда по тем или иным причинам ключевые функции онлайновой кассы — запись и последующая передача данных ОФД, не выполняются. Как правило, подобные ситуации наблюдаются, если:
- нет связи кассового аппарата с интернетом;
- онлайн-касса сломалась, отключили электричество или есть иная проблема, не позволяющая в принципе задействовать ККТ.
Изучим то, какими могут быть действия магазина в каждом случае.
Проконсультируем, подключим и настроим онлайн-кассу со скидкой 30% на все услуги!
Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!
Возможные проблемы в работе онлайн-кассы: что делать в этом случае?
Пропал Интернет
Выше мы отметили, что платежные данные перед отправкой ОФД записываются в память фискального накопителя ККТ. Это — обязательное действие, и оно предусмотрено именно на случай возникновения проблем с интернетом.
В памяти фискального накопителя ФН-1 платежные данные могут храниться до 30 дней. Крайне маловероятно, что перебои со связью не будут улажены магазином в течение данного периода.
Тем более, что для передачи имеющегося пула платежных данных, как правило, достаточно относительно непродолжительного сеанса связи с ОФД, причем, речь здесь не идет о передаче гигабайтов данных, скорее — мегабайтов.
С учетом пропускной возможности даже устаревших сетей, не говоря о технологичных оптоволоконных линиях, которые становятся все более распространенными в России — сохраненные в фискальной памяти данные передадутся в ОФД быстро.
Маловероятно, но тем не менее, теоретически возможно, что магазин не будет по каким-либо причинам иметь доступа в онлайн в течение периода, превышающего 30 дней. В этом случае ключевой технологический компонент ККТ — фискальный накопитель, попросту блокируется. Магазин временно теряет право использовать онлайн-кассу — как следствие, обязан приостановить продажи.
Многие современные ОФД — например, «Контур.ОФД» дают своим пользователям возможность через личный кабинет отслеживать, передаются ли платежные данные от кассовых аппаратов своевременно в ОФД и, соответственно, в ФНС. Неплохо, если оператор информирует пользователя о процессах коммуникации между кассой и ОФД через SMS — «Контур» также предоставляет подобный сервис.
Если обнаружится, что соответствующего коммуникационного обмена по каким-либо причинам не происходит — нужно немедленно выявлять причину проблемы. И это важно исходя из следующей особенности правоотношений в сфере контрольно-кассового мониторинга.
Дело в том, что с технологической точки зрения блокировка фискального накопителя — совершенно незначительная проблема.
Для того, чтобы снять ее, необходимо лишь подключить устройство к интернету и убедиться, что канал передачи данных функционирует.
В этом приятная особенность работы онлайн-касс: они в автоматическом режиме отслеживает работоспособность онлайн-каналов. Даже при заблокированном фискальном накопителе данная функция выполняется.
Поэтому, до тех пор, пока у фискального накопителя не истек срок эксплуатации (в настоящий момент он составляет 13 месяцев), его разблокировка в 30-дневный период осуществляется очень просто.
Вместе с тем, факт блокировки онлайновой кассы магазина — веский повод ФНС обратить внимание на соответствующую торговую точку. Особенно, если речь идет о магазине, расположенном на территории, для которой не характерны частые проблемы с интернетом.
Например, это может быть здание крупного торгово-развлекательного центра в котором маловероятно отключение от интернета всех арендаторов. А если испытывает проблемы со связью только один магазин — то у ФНС есть все основания подозревать его в нежелании быть открытым и прозрачным с точки зрения налогового контроля.
Как результат — ФНС может приехать в магазин с внеплановой проверкой, и, выявив неработающую ККТ, оштрафовать торговую точку на крупную сумму.
Вместе с тем, похожий сценарий может наблюдаться и в случае, если с интернетом все в порядке, однако, наблюдаются проблемы в работе самой онлайн-кассы, вплоть до невозможности ее задействовать. Изучим данный нюанс подробнее.
Касса сломалась или нет электричества
Действительно, онлайн-касса может попросту сломаться: перестать включаться, начать работать с ошибками, выдавать некорректные чеки.
Поломка ККТ может случиться по разным причинам. Как и у любой электроники, в структуре кассового аппарата могут быть не самые надежные электронные компоненты. На ККТ могут что-то пролить, уронить — факторы появления неисправности могут быть разными.
Не функционирующий должным образом кассовый аппарат эксплуатировать нельзя. Как нельзя и вести торговлю в этом случае — таковы рекомендации финансовых регуляторов.
Дело в том, что законодательство, регламентирующее применение контрольно-кассовой техники, не предусматривает сценариев, при которых возможен запасной сценарий с использованием альтернативы сломанной кассовой машины. И в случае проблем с техникой магазину придется сворачивать торговлю.
Если магазин продолжит продавать товары при неработающей онлайн-кассе, то может быть оштрафован. В соответствии с пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ величина штрафа может составить до 50% от выручки, полученной, но не проведенной через ККТ (однако не менее 10 000 рублей) — для кассира, а также до 100% от выручки (и не менее 30 000 рублей) — для магазина.
Важный нюанс: вместо кассовых чеков при неработающей ККТ недопустимо использовать бланки строгой отчетности (если это прямо не предусмотрено законодательством — например, при оказании услуг гражданам). Они не будут иметь никакой юридической силы и не помогут магазину избежать штрафа от ФНС за торговлю при неработающей ККТ.
Таким образом, со сломанной ККТ все ясно: как только выявлен неработающий кассовый аппарат, нужно закрывать кассу и вызывать специалистов обслуживающей ККТ организации. Далее — действовать по их рекомендациям.
Другое дело, если ККТ не удается задействовать по причинам, не зависящим от магазина. Например, в силу отключения электричества.
Конечно, если касса сломалась — это тоже, как правило, проблема, возникшая по не зависящей от фирмы причине, но в данном случае речь идет о форс-мажоре, о ситуации, которую было крайне сложно предвидеть (в то время как следить за техническим состоянием кассовой техники магазину вполне по силам).
Примечательно, что действия кассира в случае, если касса обесточена, в общем случае должны быть те же, что и в случае, если ККТ сломалась: необходимо незамедлительно прекратить торговлю. В случае нарушения данного порядка действий ФНС может наложить на магазин тот же штраф — по статье 14.5 КоАП РФ.
Однако, ФНС с высокой вероятностью не будет этого делать, если:
- кассиры подготовят письменное объяснение, в котором будут подробно изложены обстоятельства неприменения онлайн-кассы;
- руководство магазина запросит у компании-поставщика электроэнергии письменное подтверждение того факта, что в такой-то период в районе, где расположен магазин, отключалось электричество;
- кассиры сформируют чек коррекции.
Ключевой момент здесь — как раз таки формирование чека коррекции. В нем отражается сумма, полученная от покупателя во время отключения ККТ от электросети (но, в свою очередь, не фиксируется название товара).
Соответствующий чек коррекции нужно сформировать до закрытия смены, а если не получится (например, если электричество не включат до завершения рабочего дня), то — на следующий день также до закрытия смены.
Чек коррекции в контексте применения ККТ в розничной торговле — инновационный документ, как и сама онлайн-касса. Сведения, содержащиеся в нем, как и те, что отражены в обычном чеке, передается из магазина в ОФД, а затем — в ФНС в автоматическом режиме.
Впоследствии специалисты ведомства могут прийти с проверкой и выяснить обстоятельства, при которых магазину пришлось формировать данный чек. Здесь и пригодятся остальные документы — удостоверяющие тот факт, что кассу в силу отключения электричества задействовать было нельзя.
При имеющемся чеке коррекции ФНС с высокой вероятностью не будет накладывать санкции на магазин. Даже если налоговики все же наложат штраф , у магазина будут хорошие шансы оспорить его в суде.
При этом, некоторые арбитражные прецеденты по налоговым спорам, возникшим еще до введения онлайновых касс, отражают тот факт, что суды встают на сторону налогоплательщиков — если их вины в неприменении касс нет.
С учетом новой правовой нормы — об использовании чеков коррекции, шансы предприятий в спорах с ФНС — при штрафах в ситуации с отключением электричества, значительно повышаются.
Безусловно, по возможности стоит избегать споров с ФНС. И лучше, конечно, при отключении электричества — как и при сломанной кассе, приостановить продажи. Но судебная практика и позиции ФНС в отношении двух отмеченных проблем не идентичны — и данный факт может во многих случаях помочь магазину защитить свои интересы.
На случай возможных проблем с электричеством магазину имеет смысл заранее уделять внимание необходимому технологическому оснащению кассовой инфраструктуры. Например, установке ИБП, применению работающих на достаточно мощном аккумуляторе онлайновых касс, которые, к слову, выпускаются в самом широком спектре модификаций.
Так или иначе, в силах руководства магазина свести возможные проблемы с кассовой техникой к минимуму. Главное здесь — работать с качественным оборудованием, надежными поставщиками коммунальных услуг и интернета.
Расскажем о возможных проблемах при работе с онлайн-кассой.
Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!
Видео — демонстрация работы бюджетной POS-системы АТОЛ:
Что делать, если онлайн-касса не работает: порядок действий
В случае поломки онлайн-кассы необходимо остановить торговлю и вызвать специалиста, обслуживающего кассовую технику. Чтобы избежать проблем с налоговой службой, нужно подготовить разъяснительное письмо.
Рис 1. Поломка кассового аппарата
Существуют ситуации, когда онлайн-касса не способна выполнять свои функции. Помимо отсутствия электричества или связи с интернетом, кассовый аппарат может выйти из строя – не включаться, работать с ошибками, печатать некорректные чеки и т. д. Здесь следует помнить, что использовать неисправный аппарат нельзя.
Важно! Если сломалась онлайн-касса, независимо по какой причине, работать на ней и вести торговлю запрещено, поскольку законом не предусмотрены правила осуществления продаж без онлайн-кассы.
Что делать, если онлайн-касса не работает
Независимо от причины неисправности онлайн-кассы, кассиру следует выполнить ряд несложных действий, чтобы избежать административного наказания.
Согласно п. 2 ст. 14.5 КоАП, в случае продолжения торговли организация рискует получить административное наказание в виде штрафа, величина которого может составлять до 50% выручки, полученной за время отсутствия онлайн-кассы.
Важно! При отсутствии онлайн-кассы торговым точкам нельзя использовать бланки строгой отчётности (БСО). Исключение составляет лишь сфера услуг, где на момент поломки ККТ разрешена работа без онлайн-кассы при условии выдачи БСО.
Вызвать специалистов
Запрещается самостоятельно устранять неполадки, произошедшие с online-кассой. Необходимо вызвать специалистов, занимающихся облуживанием кассовой техники.
Техник осмотрит кассу, определит причину неисправности и даст руководство к дальнейшим действиям.
Отключили электричество или интернет
Отключение электроэнергии – форс-мажорная ситуация, независящая от организаций. Налоговики относятся к ней более лояльно и не требуют объяснений от собственников магазинов.
В соответствии с письмом Федеральной налоговой службы № ЕД-4-20/25867 от 20.12.2017 г., собственник признается невиновным и освобождается от административной ответственности.
Если поломка кассы произошла только в одной фирме, а не во всем здании (при отсутствии электричества или интернета), налоговики могут предположить, что данная фирма пытается скрыть доходы. Поэтому следует как можно скорее обратиться в налоговую инспекцию для дачи разъяснений.
Как избежать наказания
Чтобы не получить штраф, налоговая служба рекомендует передать в инспекцию ФНС данные на электронном носителе и написать объяснительную.
Для этого стоит подготовить и предоставить в налоговую инспекцию следующие документы:
- объяснительная с объяснением причины отключения онлайн-кассы;
- письменное подтверждение от поставщика услуг об отсутствии электроэнергии;
- создать чеки коррекции.
Важно! Чек коррекции отражает суммы сделок, проводившихся во время отключения электроэнергии, и создается до закрытия кассовой смены. Если это невозможно, то необходимо создать чеки на следующий день.
Рис 2. Пример пояснительной записки в налоговую инспекцию
Рис 3. Образец чека коррекции
Аналогичные действия следует осуществить и при отключении связи с интернетом.
В первую очередь после запуска кассы необходимо оформить чеки по всем выполненным операциям и отправить их в налоговую инспекцию вместе с уведомлением о составлении бумаг, в котором прописаны реквизиты прилагаемых чеков.
В официальном письме № ЕД-4-20/24899 налоговая служба, в целях избежания простоев, рекомендует приобрети дополнительную онлайн-кассу на случай поломки основного аппарата, а также при выборе кассовой техники отдавать предпочтение надежным ККТ с возможностью бесперебойной работы.
Похожие темы
Что делать, если онлайн-касса перестала работать
Любой технике свойственно иногда ломаться. Современная контрольно-кассовая техника в целом надежна и редко доставляет хлопоты своим владельцам, но все же иногда такое случается. В этой статье мы научим вас, как свести неприятности, связанные с поломкой, к минимуму и расскажем, что делать, если это все-таки произошло.
Чем грозит поломка онлайн-кассы
Это сканеры штрих-кода, электронные весы, терминалы для приема банковских карт. Выход из строя любого из этих устройств грозит тем, что у продавца-кассира уйдет гораздо больше времени на то, чтобы сформировать и пробить кассовый чек. Поломка терминала для приема карт сделает невозможной оплату товара по безналичному расчету что, опять же, приведет к убыткам и потере лояльности покупателей.
Придется утверждать документы на компьютере, а это не всегда удобно. И опять же, за нарушение в области оборота этилового спирта предусмотрены штрафные санкции.
Действия при поломке кассового аппарата или дополнительного оборудования
Пробуем решить проблему самостоятельно
Есть определенный набор действий, которые под силу выполнить даже не самому опытному продавцу-кассиру. Самое интересное, что как минимум в половине случаев это помогает вернуть устройство к жизни. Вот эти операции:
- попробуйте перезапустить устройство, выключив и снова его включив. После этой операции многие баги пропадают и онлайн-касса начинает нормально функционировать. Если это не помогает — выдерните шнур питания из розетки и вставьте его снова, после чего запустите кассу. Тоже иногда помогает;
- проверьте разъемы. Часто разъемы самой кассы или дополнительного оборудования ослабевают или окисляются, в результате чего пропадает контакт. Вытащите разъем из гнезда и вставьте его обратно — и девайс может начать работать. Помните свой смартфон, которые не всегда начинает заряжаться при подключении зарядного устройства и нужно пошевелить разъем? С кассовым аппаратом все абсолютно то же самое;
- убедитесь, что в помещении не отключили интернет. Онлайн-кассы передают фискальные чеки и другую информацию через всемирную паутину. Касса подключается к интернету несколькими способами: через сеть вай-фай, по проводной связи или через мобильную сеть. Если документы перестают улетать в облачный сервис — кассовый аппарат сообщит об это соответствующей надписью на экране. В этом случае проверьте интернет-соединение — скорее всего, причина кроется именно в нем;
- проверьте, работает ли электрическая розетка, к которой подключен кассовый аппарат. Для этого попробуйте включить в нее другой электроприбор: ноутбук, зарядное устройство для смартфона — все что угодно. Если он не пожелает работать — значит, причина не в кассовом аппарате, а в проводке и нужно вызывать электрика;
- убедитесь, что на кассовом аппарате стоит последняя версия программного обеспечения. Онлайн-кассы самостоятельно скачивают и устанавливают программы и приложения. Если это не произошло, некоторые функции могут работать некорректно. О том, какая версия прошивки установлена на устройстве, можно посмотреть в настройках кассы;
- проверьте, не закончилась ли кассовая лента. Еще бывает, что если неаккуратно оторвать чек, ленту закусывает в принтере и касса перестает работать.
Обращаемся к специалистам
Если все вышеперечисленное не помогло, потребуются услуги профессионала. Оговоримся сразу: болезнь лучше предупредить, чем потом ее лечить.
Поэтому лучшим решением будет заключение договора технического сопровождения контрольно-кассовой техники. В идеале лучше всего сделать это при покупке и установке контрольно-кассового оборудования.
То есть та компания, которая продала вам онлайн-кассу, и будет ее обслуживать.
Плюсы договора абонентского обслуживания:
- оперативность. По договору специалисты должны отреагировать на заявку в течение нескольких минут. На решение стандартных проблем отводится один рабочий день. Если неисправность серьезная и нужно заказывать запчасти, время может увеличиться;
- выгодные расценки. К конкретным цифрам на ремонт и обслуживание онлайн-касс мы перейдем чуть позже, а пока сообщим: намного дешевле иметь договор техподдержки, чем каждый раз оплачивать выезд специалиста на торговую точку;
- все услуги в одном месте. Гораздо лучше, когда специалист знаком с оборудованием. Он едет уже относительно подготовленным и знает, с какими проблемами может столкнуться на конкретной торговой точке. Если покупать кассу в одной компании, обслуживать ее в другой, а ремонтировать в третьей, то можно потерять драгоценное время;
- акции и скидки. При комплексном обслуживании контрольно-кассовой техники можно рассчитывать на индивидуальный подход. Например, при большой сумме заказа пакет абонентского сопровождения можно получить бесплатно в виде бонуса;
- контроль над ситуацией. Еще один плюсик к оперативности. В случае непредвиденных обстоятельств вы точно знаете, куда и кому звонить для решения проблемы. Не нужно тратить время на поиски того, кто отремонтирует кассовый аппарат.
Приблизительные расценки на ремонт ККТ
Обычно компании по автоматизации торговли оформляют свои услуги в виде пакетных предложений. Стоимость пакета поддержки зависит от срока абонентского сопровождения и объема работ, включенных в тариф. Чем больше срок и больше работ, предусмотренных пакетом, тем дороже он стоит. Обычно все выглядит приблизительно так:
Полезный совет! Предостерегаем вас от ошибки, которую совершают многие начинающие предприниматели. В стремлении сэкономить средства на старте бизнеса, договор технической поддержки заключается на первые два-три месяца после покупки и установки кассового аппарата.
Это в корне неправильно. Чтобы избежать простоев, абонентское сопровождение должно осуществляться на постоянной основе. Поверьте нашему опыту: глючить кассовый аппарат с большой долей вероятности будет. Оплачивать выезд специалиста — удовольствие, прямо скажем, не из дешевых.
Средняя стоимость нормо-часа в крупных компаниях составляет около 1800 рублей. Провозился мастер пару часов — и вы уже заплатите сумму, равную стоимости технической поддержки на три месяца.
Кстати, если специалист решит вопрос за 20 минут, отстегнуть все равно придется столько же, как если бы он работал целый час.
Следующий вызов уже начнет приносить убытки. Поэтому настоятельно рекомендуем заключить договор абонентского обслуживания сразу, а потом продлевать его. И обязательно заложите расходы по обслуживанию ККТ в смету расходов.
С кем лучше заключать договор технической поддержки
Допустим, вы купили кассовый аппарат с рук или вместе с готовым бизнесом. В этом случае заключить договор на обслуживание с продавцом кассового оборудование не представляется возможным и нужно найти подходящую организацию для проведения этих работ. По сути здесь есть два варианта. Рассмотрим каждый из них в отдельности.
Вариант первый — небольшие частные конторы
Мы уже неоднократно писали о том, что лучше покупать контрольно-кассовую технику в крупных компаниях по автоматизации торговли и избегать мелких фирмочек. То же самое касается и обслуживания онлайн-касс. Такое сотрудничество обычно обладает массой минусов. Вот основные из них:
- это дороже. Марксистская теория работает здесь во всей красе — небольшие объемы заказов мелких контор заставляют их повышать расценки. Иногда стоимость одних и тех же работ могут отличаться в разы, если сравнивать с лидерами рынка контрольно-кассовой техники;
- это дольше. Нередко в штате небольших организаций работают только один-два сотрудника, занимающиеся наладкой контрольно-кассового оборудования. Они физически не могут выполнять большие объемы работ. При сильной загрузке ждать ответа на заявку придется по несколько дней. О последствиях читайте выше;
- оборудование не всегда в наличии. Если крупные компании имеют собственные склады с комплектующими и запчастями, то у частников все только под заказ. Нужное устройство можно прождать очень долго;
- это неудобно. Ограниченные ресурсы частных контор не позволяют им использовать все новейшие способы обратной связи. Слабенький сайт, прием заявок только по телефону — все это делает сотрудничество неудобным.
Вариант второй — крупные компании по автоматизации торговли
Чем крупнее — тем лучше. В идеале — федерального уровня. Такие организации лишены всех минусов своих малых собратьев. А вот положительных моментов — не сосчитать:
- поддержка в режиме 24/7/365. Вы можете сделать заявку в любое время. Неважно, когда возникла проблема — в выходной день или в три часа ночи. Помощь придет незамедлительно;
- любая форма оплаты, отсрочки платежа, рассрочки, скидки, бонусы, акции. Большие компании могут себе позволить идти навстречу клиентам;
- приглашение на бесплатные семинары, конференции и прочие мероприятия;
- интернет-рассылки с полезной информацией: изменения в законодательстве, новости бизнеса, информация о новых услугах. Правда, у этого есть и обратная сторона медали — постоянный спам на электронную почту. Но от рассылки можно и отписаться.
От себя можем порекомендовать пару таких компаний. Это компании “ЕКАМ” и “Первый бит” — лидеры рынка по автоматизации торговли. Их услугами пользуются как крупные розничные сети, так и небольшие частные магазины индивидуальных предпринимателей. Они имеют представительства во всех крупных городах России — филиал обязательно окажется поблизости от вас.
Теперь вы точно знаете, что делать, если кассовый аппарат вдруг стал капризничать. А самое главное, что сделать для того, чтобы решить проблему максимально быстро. Не экономьте деньги и подстрахуйтесь заранее — это даст возможность свести возможные последствия к минимуму. Удачи в бизнесе!
Как работать если сломалась онлайн касса
В соответствии с 54-ФЗ о применении ККР, с 1 июля 2018 года большинство субъектов предпринимательской деятельности перешли на осуществление расчётов по онлайн кассам.
На данный момент не допускается продавать товар или оказывать услугу без пробития бумажного или отправки электронного чека на автономных кассовых устройствах.
За несоблюдение данного условия российским законодательством установлены существенные санкции в виде денежных штрафов или лишения права заниматься бизнесом в срок до девяноста дней.
Контрольно-кассовые аппараты, которые приобрели и установили предприниматели, являются новыми, на них выписаны гарантийные талоны. Однако во время торговли может произойти всякое. Существует вариант поломки онлайн кассы. Поэтому необходимо определить алгоритм действий, что делать, если сломалась онлайн касса.
Порядок действий при проблемах в работе онлайн кассы
Поломка кассового аппарата может произойти когда угодно. Чаще всего, вина продавца в этом случае отсутствует. Учитывая, что в конце 2017 года в России происходило массовое отключение кассовых аппаратов, федеральная налоговая служба выписала разъяснение того, что делать в таких случаях. Следует указать, что причины выхода из строя кассовых устройств могут быть разные.
Исчезло интернет-соединение
Сбой работы онлайн кассы может произойти не по вине предпринимателя и не по его халатности. Никто не застрахован от отключения интернета в случае проблем у провайдера.
При таком варианте кассиру не нужно её закрывать. Данные при продаже продолжают записываться в память фискального накопителя, квитанции о покупках также выдаются клиентам.
После того как интернет снова заработает, сведения направляются в ФНС.
Важно! Если интернет-связь отсутствует в течение длительного времени, рекомендуется подключить продающее оборудование к всемирной паутине для передачи операций в налоговую инспекцию во избежание применения к предпринимателю штрафных санкций.
Отключение электричества
Данная причина часто происходит в практической деятельности ИП и юридических лиц, поэтому ответственность к бизнесменам в таком случае не применяется. Однако форс-мажорность ситуации необходимо доказать, направив определённый пакет документов в фискальную службу.
Лучшим вариантом будет закрытие магазина до устранения неполадок. В случае если после отключения электричества предпринимателю необходимо продолжать работу (продажа лекарственных препаратов, воды в летнюю жару), все торговые операции записываются в тетрадь.
После включения электричества, кассир обязательно оформляет чек коррекции, в котором должны быть отражены данные о всех продажах за период, в который временно отсутствовала электроэнергия. В нём дополнительно указываются признаки расчёта, а также время и дата его составления.
Чек коррекции с удостоверенной копией тетради с записями за период отключения направляются в налоговую инспекцию. К ним прилагаются докладная записка руководителя предприятия и письмо коммунальной управляющей компании о факте отключения электричества по месту нахождения магазина. Чек коррекции крайне важен для бизнесмена.
Именно данная квитанция является доказательством законности деятельности магазина. При оспаривании штрафа в судебных инстанциях, наличие чека коррекции принимается главным доказательством в пользу кассира.
Важно! Рекомендуется устанавливать на рабочем месте блоки бесперебойного питания, что позволит продолжать функционирование ОК и избежать бумажной волокиты по предоставлению документов в органы ФНС. После включения электричества, данные о продажах программа отправит в налоговую инспекцию через интернет.
Поломка онлайн кассы
Если ККТ сломалась или работает с ошибками, нужно сразу отключить её и прекратить работу. По возможности, вместо сломанного устройства лучше поставить исправную технику. Продавец обязан вызвать специалиста по ремонту указанного оборудования, чтобы выявить причину неисправности.
Эти сведения направляются в налоговую инспекцию и указываются в докладном письме. При продолжении торговли на поломанном устройстве, органы ФНС вправе наложить на предпринимателя финансовые санкции до взыскания половины выручки за указанный период.
Такие же действия рекомендуется сделать, если онлайн касса не передает данные в ОФД.
Следует учитывать, что в данном случае, с 01.07.2018 продажа не осуществляется по бланкам строгой отчётности.
Затем необходимо обратиться к производителю автономной кассы, фискального регистратора или POS-терминала, у которого приобретался указанный прибор, и снять данные с фискального накопителя, а неотправленные сведения записать на флешку. Затем, как и в предыдущих обстоятельствах, составляется докладное письмо на имя начальника органа ФНС.
Важно! Если онлайн касса не работает, о неисправности следует немедленно сообщать в органы ФНС.
В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ, предприниматель освобождается от ответственности в случае уведомления о нарушении функционирования кассового оборудования.
По гарантийному чеку, поломка онлайн кассы устраняется производителем.
Если привести устройство в пригодный вид технически нереально, необходимо в короткие сроки снять его с регистрационного учёта в налоговой инспекции, подав соответствующее заявление.
Важно! После включения электроэнергии или если кассовый аппарат самостоятельно, или после прихода специалиста возобновил работу, необходимо завести чеки по всем операциям, которые были проведены ранее. Сведения об этом вместе со служебной запиской направляются в ФНС.
Порядок действий при отказах функционирования онлайн-кассы имеет большое значение для деятельности предпринимателей. Часто возникающие поломки в оборудовании происходят не по их вине, или по вине кассира.
Однако административное законодательство устанавливает меры ответственности за несоблюдение требований по расчёту с клиентами. Поэтому необходимо знать алгоритм действий при форс-мажорных обстоятельствах, связанных с кассовыми приборами. В таких ситуациях, главным является сохранять спокойствие и не паниковать.
Следует помнить, что всегда нужно не бояться сообщать о неисправности в органы ФНС, чтобы избежать ответственности, и производителю оборудования, чтобы узнать причину поломки и починить прибор.
Также причиной поломки может являться человеческий фактор или невнимательность кассира. Торговый аппарат выходит со строя по таким банальным причинам, как наполненность фискального накопителя, повреждение кабеля или неправильно поставленная дата на приборе.
Тогда замена даты и установка нового зарегистрированного фискального накопителя решают проблему. Рекомендуется проверить шнуры на оборудовании, плотно ли они примыкают к розеткам, проверить плотность сетевой карты и проводов, питание на фискальном регистраторе или POS-терминале, если в магазине их применяют.
Поэтому внимательность и спокойствие гарантируют беспроблемную деятельность субъектов предпринимательства в сфере расчётов с клиентами.
Что делать если не работает кассовый аппарат? | IT-компания Простые решения
Тема технических сбоев кассовых аппаратов в последнее время чрезвычайно актуальна. Они могут быть как глобальными, который имел место 20 декабря, так и локальными. Связаны они могут быть как с техническими неполадками, так и с неправильными действиями кассиров. В новости мы расскажем что делать в такой ситуации.
Если касса выходит из строя, большинство продавцов опасаются проводить операции. Ведь за неприменение ККТ может быть выставлен штраф. А учитывая, что санкции налагаются на каждый эпизод расчета «мимо кассы», сумма его может быть весьма внушительной.
ФНС неоднократно разъясняла, что намерена штрафовать только субъекты бизнеса, которые умышленно не применяют ККТ. Если вины пользователя онлайн-кассы в ее неприменении нет, то и штрафа не последует. Но лишь в том случае, если он предпримет все необходимые действия.
Внимание! Главное, что должен сделать пользователь онлайн-кассы в случае ее неприменения — принять все меры для исправления ситуации, добровольно и своевременно сообщить в налоговый орган о сложившихся обстоятельствах и подготовить документы, которые будут свидетельствовать о его невиновности.
Сценарии выхода из строя ККТ
Налоговая служба дала пояснения по эпизоду 20 декабря практически сразу. Справедливости ради отметим, что о действиях в критической ситуации налоговики рассказывали и раньше. Например, еще в августе 2017 года это разъяснял Андрей Бударин, глава Управления оперативного контроля ФНС.
Итак, сценарии поломок могут быть таковы:
Кроме того, существуют незначительные сбои в работе ККТ, связанные, как правило, с отсутствием связи. Они не требуют вмешательства и самоустраняются после восстановления работы интернета.
Если касса не работает
Магазин не может продавать продукцию без выбивания чеков в момент расчета. Поэтому если касса перестала работать, то продажи все-таки придется остановить. Иначе может быть наложен штраф. А учитывая, что санкции следуют за каждый эпизод неприменения ККТ, в итоге их сумма может быть весьма внушительной.
Комментируя ситуацию, сложившуюся 20 декабря, ФНС пояснила, что если вины пользователя кассы в ее неприменении нет, то штрафовать не будут.
Из этого можно сделать вывод, что продавать в такой ситуации можно и без ККТ. Однако на момент, когда произошел сбой, трудно определить, что стало его причиной.
Как и установить, есть ли в этом вина пользователя или нет. Поэтому надежнее все же прекратить продажи.
Исключение составляют случаи, когда это может повлечь негативные последствия.
Например, если на улице жара, а магазин, в котором сломалась касса, является единственным в районе, и в нем выстроилась очередь из жителей окрестных домов, которые требуют продать им воду.
Если в такой ситуации продавец примет решение остановить продажи, последствия могут быть непредсказуемыми. Если же он решит продать воду жаждущим горожанам, то пострадать может уже он. В его интересах принять все меры, которые помогут подтвердить:
- вины продавца в неприменении кассы нет;
- он действовал в интересах жителей.
Как действовать в этом случае продавцу? Андрей Бударин рекомендует следующее:
- данные, которые не переданы в ФНС (они должны остаться в учетной системе магазина), записать на отдельный носитель и передать в налоговый орган;
- приложить к нему соответствующие пояснения.
В таком случае с большой долей вероятности налоговые органы продавца не оштрафуют.
Если касса не передает данные в ФНС
Допустим, касса работает и формирует чеки, но данные не попадают в память ККТ. Андрей Бударин рекомендует обратиться к производителю фискального накопителя. Он сможет снять данные с ФН, и тогда будет понятно, какая информация была передана в налоговую службу, а какая — нет.
Если в учетной системе, в любом другом источнике информации, включая блокнот кассира, операция отражена, а в фискальном накопителе — нет, продавцу следует составить чек коррекции. Это не зависит от того, по какой причине произошел сбой ККТ. Провести ее надо сразу после того, как касса вернется к рабочему состоянию.
О чеках коррекции
Чек коррекции можно сформировать в любое время между открытием и закрытием смены. Лучше по возможности с этим не затягивать. При этом можно применять лишь признаки расчета «приход» и «расход»:
Обратите внимание! Некоторые продавцы до сих пор считают, что чек коррекции применяется для возврата товара. Однако это не так! В этом случае выбивается обычный чек с признаком «возврат прихода», а чек коррекции выбивать не следует.
К выбитому чеку коррекции следует составить служебную записку, в которой указать:
- дату и время осуществления операции без ККТ;
- причину нарушения или ошибки.
Документ подлежит хранению в бухгалтерии — он может пригодиться, если последует проверка.
Андрей Бударин рекомендует сообщать в ФНС обо всех фактах неприменения ККТ и проведения корректировки. В идеале нужно сообщить о нарушении еще до того, как будет выбит чек коррекции. Особенно если касса не работает долгое время.
Подведем итоги
Таким образом, если касса полностью перестала работать, то за редким исключением торговлю следует прекратить. Фискальный накопитель нужно вынуть из кассы (в соответствии с инструкцией) и передать производителю. Он снимет данные и установит, какие из них не были переданы в ФНС. Их нужно записать на отдельный носитель и направить в налоговую службу вместе с пояснениями.
Если же касса работает, но не была отражена выручка (ошибка кассира, ПО), то при первой же возможности нужно выбить чеки коррекции, а также подготовить оправдательные документы на случай проверки. О допущенных нарушениях и произведенной корректировке следует проинформировать ИФНС.
Онлайн-касса перестала работать — полезные советы
2018-07-26 13:53
Что делать, если онлайн-касса перестала работать? В новости расскажем об основных причинах возникновения неисправность и пути их решений.
Рассматривать будем на примере онлайн-касс, которую можно приобрести в нашем сервисном центре.
Условно говоря, сами кассы можно разделить на две категории:
- ➠ Мобильные (MSPOS-K, Атол 91Ф)
- ➠ Стационарные (Атол 30Ф, 11Ф, 55Ф, 25Ф, 150Ф (Sigma10), Вики принт 57 плюс, Вики принт 80 плюс)
Основные причины неисправности:
- ➠ Отсутствует интернет
- ➠ Отсутствует электричество
- ➠ Ошибка при пробитии чека
- ➠ Касса не включается
Причина неисправности
Мобильные онлайн-кассы
Стационарные онлайн-кассы
Отсутствует интернетsim-карта – нулевой или отрицательный баланс (необходимо пополнить счет)Wi-fi или ethernet– не работает роутер (перезагрузить) или забыли пополнить интернет, звонок провайдеру.
Атол 91Ф подключается к интернету через -карту, -или . Как это сделать можно посмотреть тут.MSPOS-K подключается к интернету через sim-карту, wi-fi, т.к. эта касса работает на ОС android, то она настраивается как обычный смартфон.
Все подключается через к ПК или -терминале, который в свою очередь подключен к интернету. Также некоторые из них можно подключить через или -. Подробнее как это сделать можно просмотреть в технической документации для конкретной модели.
Отсутствует электричество
Атол 91Ф оснащен аккумулятором который позволяет работать до 8 часов.MSPOS-K оснащен аккумулятором который позволяет работать до 24 часов.
Все модели не имеют встроенного аккумулятора. Проблему можно решить путем покупки ИБП (источника бесперебойного питания).
Ошибка при пробитии чека
Смена превысила 24 часа – закрыть смену, а открыть новую.Исчерпан ресурс хранения ФН (ошибка ккм 235) – чеки не передавались в ОФД более 30 дней, необходимо наладить связь с интернетом.Ошибка ккм 234 – срок действия ФН подошел к концу, необходимо замена ФН + перерегистрация в налоговой.
Смена превысила 24 часа – закрыть смену, а открыть новую.Исчерпан ресурс хранения ФН (ошибка ккм 235) – чеки не передавались в ОФД более 30 дней, необходимо наладить связь с интернетом.Ошибка ккм 234 – срок действия ФН подошел к концу, необходимо замена ФН + перерегистрация в налоговой.
Касса не включается
Отвезти кассу в АСЦ (аккредитованный сервисный центр). Если сломанная касса – единственный аппарат в магазине, торговлю придется остановить. Советуем держать в запасе резервную кассу, которая зарегистрирована в налоговой и применяется как раз в таких случаях.
Отвезти кассу в АСЦ (аккредитованный сервисный центр). Если сломанная касса – единственный аппарат в магазине, торговлю придется остановить. Советуем держать в запасе резервную кассу, которая зарегистрирована в налоговой и применяется как раз в таких случаях.
Что делать, если онлайн-касса не работает
Пропал интернет, отключили свет, касса «замолчала» и не передаёт данные? Почему онлайн касса начинает ломаться и где её починить? Читайте сейчас!
Онлайн-касса, как и любое другое электронное устройство, может неожиданно перестать работать. Причин может быть множество – от банального исчезновения интернета до сложной поломки в электронике.
Касса не передаёт данные в ОФД
Если касса неожиданно «замолчала», нужно проверить, работает ли интернет. Исчезновение сигнала – самая частая причина проблемы.
Фискальный накопитель кассы способен работать 30 дней в автономном режиме – накапливать, но не передавать данные оператору фискальных данных. Если ОФД не получит от кассы сигнала по истечению этого времени, ФН будет заблокирован.
После восстановления сигнала ФН автоматически разблокируется, и касса снова начнет передавать данные в ОФД.
Если интернет есть, но касса по-прежнему не передаёт данные, нужно проверить её настройки (Доступны в личном кабинете при нажатии на кнопку «Добавить кассу»). Проверьте параметры кассы и при необходимости исправьте ошибку.
Во время отключения электричества можно продолжать торговлю. После того, как свет дадут, кассиры сформируют чек коррекции. В нем отражается сумма, полученная от покупателя во время отключения кассы от сети. Чек коррекции нужно сформировать до закрытия смены.
Чтобы застраховать себя от потери данных, стоит купить источник бесперебойного питания (ИБП) для кассы.
Касса не включается, не сохраняет данные, не печатает чек, «зависает»
Если сломалась онлайн-касса, нужно обратиться к специалистам по ремонту. Работать на такой кассе нельзя. Если сломанная касса – единственный аппарат в торговой точке, торговлю придется остановить. Некоторые предприниматели держат в запасе резервную кассу, которая зарегистрирована в налоговой и применяется как раз в таких случаях.
После покупки кассы предприниматели могут заключить договор обслуживания с АСЦ – аккредитованным сервисным центром.
Согласно новому закону 54-ФЗ, предприниматель может выбрать любой из АСЦ, без привязки к своему региону. Нужно связаться со специалистами АСЦ и оставить заявку.
Представитель ремонтной фирмы определит степень поломки кассы, выяснит, гарантийный ли это случай и возьмет кассу в починку.
Перед тем, как забрать кассу, представитель АСЦ заполняет необходимые документы, которые будут служить доказательством «молчания» кассы для налоговой. Кассы опломбированы, а ремонт потребует снятия пломб.
Предприниматель пишет заявление о том, что касса была отправлена в ремонт, где указывает регистрационные данные ККТ и ФН, показания кассы в день поломки. Представитель АСЦ пишет заключение, служащее основанием для отправки кассы в ремонт. Документы предоставляются в налоговую, которая согласует снятие пломбы с аппарата.
Чаще всего заботы о документах АСЦ берет на себя. После того, как кассу починят, АСЦ предоставляет предпринимателю пакет документов — акт о выполненных услугах АСЦ, накладную и пр.
Причины поломки кассы могут быть физическими – например, кассу уронили, на нее что-то пролили и т.п. Также ККТ может выйти из строя, если ее внутренние детали износились от частого использования, времени.
Резкие скачки напряжения (например, отключение электричества) и перегрев тоже могут стать причинами поломки. «Глючить» кассы начинают из-за ошибок программного обеспечения или неправильных действий кассира.
Полезная информация, новости, акции и советы юристов
