Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.

Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам.

Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ.

Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей. В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п.

2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Может ли кадровый работник отдавать копию паспорта

Закона N 152-ФЗ оператор обязан сообщить в порядке, предусмотренном ст.

14 Закона N 152-ФЗ, субъекту персональных данных информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.Следует также отметить, что работодатель не обязан хранить у себя копии документов, предоставленных ему работником (смотрите также ответ на вопрос: Обязан ли работодатель делать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2015 г.)).

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. 2.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

Внимание

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Архивист18 2017-12-08 12:17 «У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?» Справки имеют другой срок хранения в отличие от личного дела, поэтому их не целесообразно помещать в ЛД при передаче их в архив предприятия. Приказы имеются в оригинале, поэтому их тоже не целесобразно хранить в ЛД.
Если ТД не хранятся в отдельных делах, то естестенно экземпляр работодателя хранится в ЛД и передаётся вместе с ним в архим предприятия, так как он (ТД) имеет один и тот же срок хранения: до 2003 года — 75 л. после 2003 — 50 лет.

• копию трудовой книжки;
• копию иного документа, в котором содержатся его персональные данные (например, копию личной карточки);
• выписку из документа (трудовой книжки, приказа).

Свою просьбу о предоставлении документов (копий) сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме. Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Указанные документы (копии) могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, в пенсионный фонд, в организацию, где он работает по совместительству, в посольство, а также иные ведомства. Копия документа Помимо справки сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью.

Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки (подп. 2.1.29 ГОСТ 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.

Указом Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X утвержден Порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, согласно которому:

• организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан;
• в таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений, организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно;
• при этом на копии документа указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

• Персональные данные

Вопрос Здравствуйте! Сотрудникам отдела кадров часто приходится заверять копии документов сотрудников (на учебу, и т.д.). Мы знаем, что копию паспорта мы заверять права не имеем.

Имеем ли мы право заверять другие личные документы сотрудников, например свидетельство о заключении брака? Ответ Отдел кадров имеет право заверять копии тех документов, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника и которые исходят от организации. Согласно ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

ч. и » копирование»

Важно

Мне таких не поппадалось Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

« Первая ← Пред.1 След.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника.

Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

• справку с места работы о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;
• копию приказа о работе (прием на работу, перевод, увольнение и т.

По вопросу об обязанности работодателя выдать бывшему работнику по его требованию копии документов, которые не издавались работодателем, в которые работодатель не вносил какие-либо записи и которые представлялись работодателю самим работником в период действия трудовых отношений (в том числе копий таких документов, как паспорт, диплом об образовании работника, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования), отметим следующее.Согласно ч. 7 ст. 14 Закона N 152-ФЗ субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе информации, содержащей обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом. В силу ч. 1 ст.
Даже нельзя хранить справки о рождении ребенка, если уже выплатили пособие.У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?Спасибо. Форум:

• Кадровое делопроизводство

Работодатель заплатит 50 тысяч рублей за хранение копии паспорта работника в личном деле

Работник имеет право на защиту личной информации

Знаете ли вы, что закон о защите персональных данных очень строго ограничивает права работодателя и охраняет право работника на защиту личной информации?

Оказывается, у вас на работе могут храниться только те документы о вас, которые напрямую связаны с вашими трудовыми обязанностями. А копии с ваших личных документов, например, паспорта, свидетельства о браке, военного билета и некоторых других, находящиеся в личном деле, при внимательном отношении проверяющего являются основанием для немалых штрафов в отношении работодателя.

Дело в том, что все эти копии содержат информацию о ваших личных данных, а закон однозначно запрещает кому бы то ни было, включая и вашу организацию, ее сотрудников, любых третьих лиц собирать, хранить и, тем более, распространять эти сведения.

Недавно Роструд напомнил всем кадровикам, что личные дела сотрудников, если они заводятся в организации, что само по себе не является обязательным, ни в коем случае не могут содержать целый ряд документов.

Так, вне закона находящиеся в сейфе отдела кадров и рабочем столе кадровика, директора и любого иного сотрудника следующие бумаги:

• копия общегражданского паспорта;
• копия заграничного паспорта;
• копия диплома об образовании;
• копия военного билета;
• копия справки о присвоении ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия свидетельства о браке;
• копия свидетельства о разводе;
• копия свидетельства о рождении ребенка;
• копия свидетельства о смерти родителя, супруга, ребенка…

Разумеется, нельзя хранить в личном деле и оригиналы всех перечисленных документов.

Это не значит, что работодатель не может запрашивать у сотрудника эти документы для проверки данных, правильного расчета зарплаты, налоговых льгот и т. п.

Для совершения конкретных административных, расчетных краткосрочных операций, оформления внутренних документов затребовать документ работодатель может, сделать для этого копию может, а вот хранить у себя оригинал или его копию — ни в коем случае!

Причем этот список, как вы понимаете, не является закрытым.

Любой документ, не имеющий непосредственного отношения к трудовой деятельности гражданина, гласит закон, хранящийся в личном деле работника, уже повод для серьезного разбирательства инспектора Роскомнадзора или Роструда.

Причем проверяющий по своему усмотрению может квалифицировать наличие и другого документа как нарушение законодательного запрета. Ведь законодатель не определил четко список документов, разрешенных к хранению в организации.

Поэтому, чтобы минимизировать риск штрафных санкций, предусмотрительные кадровики предприятий и учреждений подшивают в личные дела сотрудников и хранят только те документы, которые их организации сами и издают.

Это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, перемещения по службе, поощрения, премирование, иные локальные трудовые акты, содержащие упоминание фамилии работника, анкета сотрудника, трудовая книжка.

Если же организация игнорирует или небрежно относится к требованиям закона о защите персональных данных своих сотрудников, то и юридическое лицо, и конкретное должностное лицо, допустившее правонарушение, может быть привлечено к административной ответственности — от предупреждения до денежного штрафа.

Виновное физическое лицо может быть оштрафовано в размере от 1000 до 3000 рублей, на должностное лицо налагается штраф от 5000 до 10000 рублей, юридическое лицо может быть наказано штрафом от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

Причем, как показывает судебная практика, работодателя не освобождает от ответственности даже полученное заранее письменное согласие работника на обработку персональных данных.

Итак, защищайте свои персональные данные! Закон — на вашей стороне.

Разместить резюме Добавить вакансию

Роструд запретил хранить копии паспортов в личном деле работника? Почему?

Скорее, уточнил условия хранения, но не запретил.

По Конституции РФ, ст 24

То есть получается, личное дело с копиями документов сотрудника нарушало эту статью, так же отсутствовал законодательный порядок ведения личного дела. Как раньше говорили: Несите все документы, какие есть. Учитывая рост правовой грамотности населения, нашлись такие представители, которые ответили — А с какой стати? — и подали в суд. Еще и выиграли.

Это значит, что работодателю достаточно сверить документы, хранить же их копии не обязательно. Однако, по ст 86 ТК РФ,

Выглядит так, что персональные данные работодателю нужны в интересах самого работника.

Образно говоря, работодатель может узнать, требуется ли работнику, например, очередные курсы по квалификации, открыв его личное дело, и при наличии всех копий, составить и подать на него заявку.

Закон устанавливает, в каких целях работодатель имеет и не имеет право использовать персональные данные. Если же копий не будет, то и отследить те же курсы и подать вовремя заявку будет немного сложнее.

Поэтому, Роструд придумал, чтобы не нарушать конституционные права, работнику дается согласие на обработку персональных данных, а он сам решает — подписывать или нет.

Если да, то по локальному акту предоставляет копии документов. Если нет — тоже не беда.

Только при каждом случае надо будет предъявлять оригинал для сверки — например, для зарплатной карты, или для вычета налогов при рождении ребенка и пр.

По большому счету, мало что изменилось. Как правило, все работники подписывают согласие на обработку персональных данных.

Для работодателя — у него появится еще один документ- ЛНА, где говорится, что все персональные данные получаются по согласию и для чего эти ПД нужны. При отсутствии ЛНА — штраф.

Сейчас везде берут согласие на обработку ПД. Другое дело, что не все берущие считают нужным информировать и разъяснить- для чего, а обязаны. Попросту говоря, пахнет бюрократией и снятием с себя ответственности.

Например, мне при трудоустройстве не сообщили, что будет открыта зарплатная карта в таком-то банке. Знай я — отказалась бы оставлять свои персональные данные, (так как этот банк меня не устраивает), а без них карту открыть бы не смогли.

С другой стороны, мне не приходится каждый раз являтся лично для сверки документов, чтобы подтвердить, например, льготный налоговый вычет или лично подвозить документы на квалификацию для предстоящих курсов, так как все копии имеются в деле.

Резюме.

Роструд разрешил хранить персональные данные работника, только при условии его согласия на их обработку.

Правовые источники: ст 24 Конституция РФ, ФЗ 152, ст 86 ТК РФ.

Как хранить копии документов в личных делах работников в России

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для:

• обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
• содействия в трудоустройстве;
• предоставления образования и продвижения по службе;
• обеспечения личной безопасности работников;
• контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Пояснение от нас

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона

Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.

2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ.

Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Как правильно хранить копии документов работников, содержащих их персональных данные

От того насколько правильно осуществляется обработка персональных данных зависит вероятность привлечения работодателя к административной ответственности, а учитывая ужесточение санкций с 01.07.2017 Роскомнадзор будет уже применять новые размеры штрафов в соотвествии со статьей 13.11 КоАПа РФ.

Говорить о том, как правильно осуществлять обработку персональных данных можно бесконечно, так как тонкостей в этом вопросе превеликое множество, поэтому остановимся на том можно ли осуществлять обработку персональных данных работников, находящихся в копиях документов, хранящихся в личных делах работников?

Большинство организаций в личных делах или личных папках своих работников хранят копии паспортов, свидетельств о рождении, регистрации брака, документов, подтверждающих образование, копии ИНН и т.д.

Очень часто такой порядок хранения признается незаконным, не столько с точки зрения нарушений требований архивного законодательства, сколько с точки зрения нарушения требований по персональным данным.

При проведении проверок очень часто хранение копий страниц паспорта признается незаконной обработкой персональных данных в них содержащихся.

В соответствии с частью 5 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 86 Трудового кодекса Российской Федерации, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника, определен только перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора.

К ним относятся: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В статье 65 Трудового кодекса РФ указано, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает какие документы должны быть у работодателя. В частности, в ним относятся: трудовой договор (статья 57 ТК РФ).

Согласно ТК РФ в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; трудовая книжка (статья 66 ТК РФ); приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (статья 68 ТК РФ) и т.д.

Для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Само хранение копий страниц паспорта по сути является превышением объема обрабатываемых персональных данных работников.

Статья 5 п. 6 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.

2006 «О персональных данных» устанавливает требование, что при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных и работодатель должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных данных.

Использование копий страниц паспорта не может обеспечить точность и актуальность персональных данных. Только сам паспорт является источником достоверной информации.

В то же время, если у работодателя есть согласие от работника на обработку его персональных данных, содержащихся в копиях его документов и прописан порядок использования и хранения этих персональных данных нарушением это являться не будет.

Таким образом, для соответствия требованиям законодательства и осуществления хранения нужных работодателю документов, содержащих персональных данные работников необходимо сначала получить правильное согласие на обработку персональных данных от самих работников, тем более что с 01.07.2017 новая административная ответственность напрямую касается содержания форм согласия на обработку персональных данных.

Хранение копий документов работников

В журнале кадровое дело прочитали, что ввели штраф за хранение копий паспортов работников и других копий документов в отделе кадров. Можно ли узнать подробнее по этой теме и распространяется ли это правило на бухгалтерию. У нас много копий при выплате различных пособий.

Можно ли именно в бухгалтерии хранить копии документов? проверяющие сами требуют документальное подтверждение выплаты пособий в том числе и свидетельства на ребенка, при выплате пособий на погребение документальное подтвер ждение родства, чтобы не облагать НДФЛ.

Вопрос остается открытым, однозначного ответа нет.

Отвечает Юлия Симбирцева, эксперт

Хранение копий личных документов работника в организации на сегодняшний день является рискованным в свете ужесточения ответственности за нарушения законодательства о персональных данных и актуальной судебной практики.

Копии паспортов, СНИЛС, ИНН, свидетельств о браке, о рождении детей, военных билетов и т.д. нельзя снимать и хранить в отделе кадров.

Это правило распространяется и на бухгалтерию, то есть в бухгалтерии хранить копии паспортов, СНИЛС, ИНН, свидетельств о браке, о рождении детей, военных билетов и т.д. нельзя.

А вот, например, копию документа об образовании снять и хранить можно (в целях проведения аттестации работника, выявления преимущественного права при сокращении и т.д.) по причине того, что такое хранение является нарушением работы с персональными данными сотрудников.

В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие.

При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение.

Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника.

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Все необходимые сведения о работниках должны быть указаны в трудовых договорах, личной карточке. Этого вполне достаточно.

По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в организации. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу.

Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.

Суть спора

В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону.

При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области

Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.

В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.

По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».

Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным.

Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества.

При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда (см. в доп. материалах)

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.

Обоснование

Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 №№ 15АП-22502/2013, А53-12557/2013

Дело А53-12557/2013

ПЯТНАДЦАТЫЙ АРБИТРАЖНЫЙ АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ СУД

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14 марта 2014 года № 15АП-22502/2013

Резолютивная часть постановления объявлена 06 марта 2014 года.

Полный текст постановления изготовлен 14 марта 2014 года.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в составе:

председательствующего судьи Смотровой Н.Н.

судей М.В. Соловьевой, С.С. Филимоновой

при ведении протокола судебного заседания секретарём судебного заседания Ковалевой В.Ю.

при участии:

от заявителя: представителя по доверенности Литвиновой А.П. (доверенность от 24.04.13 № 349/13/д, сроком на 1 год);

АвтоЮрист юридическая помощь

Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.

2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов.

Вместе с тем указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Статья 65 ТК РФ не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника. Указанная статья определяет перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора.

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Ими пользуются для:

• обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
• содействия в трудоустройстве;
• предоставления образования и продвижения по службе;
• обеспечения личной безопасности работников;
• контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

От редакции Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.
Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Важно

Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований, указанных в Конституции Российской Федерации, Трудовом кодексе Российской Федерации и иных федеральных законах, для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Как хранить копии документов в личных делах работников в россии

Внимание

АПК РФ относятся в полном объеме расходы по подаче апелляционной жалобе в размере 1000 рублей.