Образец журнала (табель) учета рабочего времени сотрудников в 2018 году — скачать excel, бланк, заполнение, во вредных условиях труда

Лайк   0   212

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

• данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
• информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
• информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
• отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

• предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
• выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

• полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
• даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
• данные ответственного лица;
• количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

• Ф.И.О.;
• подразделение, должность;
• время прихода на работу, подписи работника и контролера;
• время ухода с работы, подписи работника и контролера;
• комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
• служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Приказ

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Форма журнала может быть утверждена как вместе с обязанностями по его заполнению, так и отдельным документом.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Постоянный контроль и выборочную проверку данных, заносимых в журнал, должен проводить ответственный сотрудник отдела кадров лично или, при наличии системы электронного контроля, по данным о проходе с использованием электронного пропуска.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

При принятии решения о сроке хранения журнала следует ориентироваться на сроки давности по трудовым спорам и период хранения архивов первичной документации. Минкультом в 2010 году утверждены сроки хранения архивных документов. Согласно этому документу табели и журналы учета должны храниться 5 лет.

При обнаружении ошибки в журнале рекомендуется зачеркнуть ошибочные сведения одной чертой и внести корректные данные. Исправление должно быть заверено подписью сотрудника/его руководителя  и контролера.

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

• перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
• тип работ с такими условиями;
• длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса  может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Законодательно определен специальный срок хранения первичной документации по учету времени работы на вредных производствах – он составляет 75 лет и для табеля, и для журнала. Для таких предприятий целесообразно заключение договора со специализированным архивным учреждением.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

Видео по теме:

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников в 2018 году — скачать, пример, заполненный, ДОУ

На предприятиях и в организациях, где используется труд людей, рабочее время должно быть расписано и утверждено на официальном уровне, причем одним из таких документов будет журнал учета рабочего времени.

Он не будет обязательным, но его введение позволяет решить вопросы, касающиеся занятости людей, и тем самым предупредить спорные ситуации, которые могут возникать в правовых отношениях сторон.

К тому же, таким образом можно осуществлять контроль трудовой дисциплины, а именно присутствие и отсутствие людей на рабочем месте.

Для чего он нужен

Некоторые работодатели не знают, для чего служит такой журнал, поэтому и не используют его в повседневной работе.

Чтобы разобраться в удобстве документа, следует рассмотреть понятие рабочего времени. Обычно неделя труда длится не более 40 часов, то есть в день предполагается пребывание человека в организации на протяжении 8-ми часов.

Именно в это время человек должен выполнять все функции, возложенные на него работодателем и зафиксированные в трудовом соглашении и распорядке, утвержденном внутри организации.

Чтобы не возникало разногласий по поводу тех часов, которые были реально отработаны, следует разработать журнал учета.

Данные в него вносятся по каждому сотруднику отдельно, что позволяет индивидуализировать учет.

Из этого исходит, что документ такого рода нужен как начальству, так и подчиненным, благодаря основным функциям:

Решение задачи контроля за учетом времени
На протяжении которого каждый человек присутствует на рабочем месте

При почасовой оплате труда
Он служит основанием для расчета суммы, а при других формах вознаграждения контролирует каждого человека

Помогает руководству организовать порядок в фирме
Поскольку из информации, вносимой в бумагу, сразу видно, кто отсутствовал, а кто присутствовал на рабочем месте

При несоответствии необходимых и реально отработанных часов, на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание, если он действительно нарушил распорядок труда.

А при проверках из контролирующих органов именно этот журнал позволит объяснить, почему тот или иной человек был наказан или поощрен, а также даст понимание того, соответствует ли штат заявленным документам.

Какие есть методы учета

Рабочее время может быть учтено несколькими методами, каждый из которых подходит в разных ситуациях. Так, встречаются следующие способы:

Ежедневный
Этот порядок является стандартным и будет эффективным только тогда, когда сотрудники являются на рабочее место и покидают его в одно время, то есть, длительность рабочего дня является нормированной, это применяется в ДОУ и школах

Еженедельный
В этом случае каждый день отмечать сотрудников не нужно, так как они не должны отбывать конкретное время, и важность приобретает выполнение нормы труда за всю неделю. Также в этом случае возможен ввод ненормированного рабочего времени, когда в один день человек отрабатывает иное количество часов, чем в другой

Суммированный
Такой подход будет наилучшим в условиях производств, или его начальство установило гибкий график работы. В документах фиксируются данные по прошедшему месяцу, но в некоторых случаях используются и более долгие периоды, максимальный при этом равен году, предпочтительно применять такую форму для водителя

И хотя учет времени не является обязательством работодателя, все же это помогает наладить порядок между сотрудниками и увеличить эффективность их работы в несколько раз.

Для компаний, в которых выстроен четкий график работы или введена почасовая оплата, подойдет ежедневный метод, более простым вариантом которого является еженедельный учет.

Суммированный же будет хорош для тех компаний, в которых либо допускается гибкий график, либо присутствует большое количество персонала.

Требования к оформлению

Табель рабочего времени можно вести как на бумаге, так и в электронном формате, причем второй зависит полностью от программного обеспечения работодателя.

При этом до сих пор действуют госпредприятия, на которых все ведется на бумаге, а контрастом выступают организации, где этим занимается особое программное обеспечение, поставляющее данные сразу в бухгалтерское ПО, а готовые таблицы и формы можно скачать в интернете.

Электронная форма документа будет более удобной, так как экономит время ответственных сотрудников, и при этом дает возможность контроля рабочего времени, особенно в том, что касается несанкционированных уходов.

Если журнал было решено вести на бумаге, то его листы должны быть пронумерованы и скреплены суровой ниткой, степлер применять запрещено, а на последней странице ставится общее количество листов.

Если на предприятии используется печать, то также листы штампуются, а внутренним приказом назначается ответственный сотрудник, который в дальнейшем заверяет введенную на каждом листе информацию своим автографом.

Кто занимается его заполнением

Обычно задача ведения журнала лежит на кадровом специалисте или представителе бухгалтерии, но на самом деле можно назначить ответственным любого человека, который отличается ответственностью, умеет работать с документами и понимает, как нужно вести учет времени.

Чтобы выбрать сотрудника, следует назначить его ответственным, что делается приказом начальства, но с такими полномочиями человек должен обязательно согласиться, ведь заставить его выполнять сомнительные правила не уполномочен никто.

Ведь ответственный человек не только ведет журнал, но и отвечает за правильность и достоверность внесенных данных, а также их передачу специалистам, которые отвечают за выплату заработка.

От него зависит и то, будет ли применяться наказание за прогулы или отсутствие на рабочем месте, поскольку при наличии журнала учета рабочего времени для таких шагов сверяются именно с ним.

Какая информация в нем указывается

После того, как документ подготовлен в бумажном виде, необходимо разобраться, какая информация в него должна вноситься.

Этот фактор определяется с учетом индивидуальных особенностей деятельности компании, к примеру, стандартной ситуацией будет внесение таких данных:

• номера записи в книге;
• дата;
• ФИО конкретного сотрудника;
• время, когда он пришел на работу и ушел с нее;
• подпись работника;
• служебные поездки — время ухода с работы и возврата, цель отлучки.

Естественно, если работники не направляются в командировки или по служебным заданиям, то такой пункт включать в листки не нужно, также можно и добавить время перерывов в отдельной графе.

В целом же образец будет типовым, так как ничего нового работодатели еще не придумали и все задачи остаются стандартными.

Видео: профили учета

Как выглядит заполненный пример

Ведение журнала, как и его заполнение — довольно простые мероприятия, требующие только внимательности и аккуратности.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников можно скачать здесь.

В верхней части титульного листа указывается наименование организации, на которой ведется учет, а также название самого документа.

Кроме того, вписывается дата начала журнала, то есть когда была сделана первая запись и отводится графа под дату окончания, заполняемая после отсутствия свободного места на страницах или ненадобности такого документа.

Также можно указать ФИО и должность ответственного сотрудника с его подписью, хотя обычно такого не делают.

Само содержание журнала представляет собой таблицу, в которую вводятся необходимые данные.

В зависимости от метода учета, выбранного для предприятия, вводится дата, когда контролируется работник, ФИО последнего и время, когда он пришел. По уходу с работы время проставляется в графе ухода, а сам человек ставит свою подпись.

Если все же командировки или поездки по заданиям начальства могут быть, то следует оставить такие столбцы, и фиксировать время ухода на задание и прихода с него, а в отдельной графе ставится описание задания, причем по возврату с него сотрудник также ставит подпись.

Допускается ли исправление ошибок

Если было решено завести такую учетную тетрадь, то следует выполнять обязанность по ее ведению, не допуская ошибок и помарок, но если они уже возникли, важно верно исправить ситуацию.

Здесь действуют нормы, схожие с исправлением в трудовых книжках, а там установлено, что нельзя стирать запись, замазывать ее корректором или пользоваться каким-либо схожим методом.

Вместо этого следует зачеркнуть ошибочные данные, причем во всем графах, а ниже вносится верная, при этом исправление такого рода заверяется подписью ответственного сотрудника.

Сроки хранения

По правилам, которые установлены законодательством, документы в организации должны храниться на протяжении определенного времени, и когда заканчивается этот период, они передаются в архив населенного пункта, где зарегистрирована организация.

Для определения срока, на протяжении которого должны храниться учетные документы, следует пользоваться соответствующим перечнем.

По нему, журнал учета времени должен храниться на протяжении пяти лет с момента последней записи.

Но при включении в документ сведений о работе во вредных или опасных условиях, то его срок хранения увеличивается до 75 лет.

При меньшем сроке находится журнал во внутреннем архиве компании, а после истечения этого срока и необходимости хранения до 75 лет, бумага отправляется в архив города.

Для того, чтобы наладить дисциплину на предприятии и получить возможность грамотно вести учет времени, следует завести соответствующий журнал, в котором отмечается посещение сотрудниками рабочего места, их поездки и даты, когда они были на работе.

Данная тетрадь должна оформляться по определенным правилам и нормам, чтобы исключить фальсификацию информации и обеспечить правильный учет.

Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году

Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

• вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
• его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

• отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
• контроль персонала;
• адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
• доказательство при соответствующих трудовых спорах;
• расчет переработки;
• основание правомерности увольнения вследствие прогула;
• налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
• основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

• дневное;
• ночное;
• в выходные и праздничные дни;
• сверхурочное;
• вахта;
• командировка;
• повышение квалификации вне производства;
• оплачиваемые отпуска;
• больничные;
• вынужденный прогул;
• забастовка;
• простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.

В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.

Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).

Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.

При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.

Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

• предъявление электронных пропусков-карточек;
• считывание отпечатков пальцев;
• сканирование сетчатки глаза;
• видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

бухпроффи

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

• отдела кадров;
• бухгалтерии;
• начальник структурного подразделения;
• директор;
• любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

• форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
• форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

• полное наименование фирмы;
• код по ОКПО;
• название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Далее начинается заполнение каждой графы.

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

• графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
• графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
• 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту.

бухпроффи

Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

• графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
• графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
• графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
• графа 7 содержит шифр оплаты труда;
• графа 8 – код бухгалтерского учета;
• графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
• графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
• графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

Вид рабочего времени
Обозначение с помощью буквы
Кодирование цифрой

1
Присутствие по стандартному графику
Я
01

2
Работа в неурочное время
Н
02

3
Занятость в выходные и праздничные дни
РП
03

4
Сверхурочные
C
05

5
Пребывание в командировке
К
06

6
Ежегодный отпуск
ОТ
09

7
Дополнительный отпуск
ОД
10

8
Учебный отпуск
У
11

9
Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства
УВ
12

10
Учебный административный отпуск
УД
13

11
Больничный по беременности и родам (декретный отпуск)
Р
14

12
Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет
ОЖ
15

13
Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства
ДО
16

14
Административный отпуск, предусмотренный законодательно
ОЗ
17

15
Оплачиваемая временная нетрудоспособность
Б
19

16
Нетрудоспособность, не подлежащая оплате
Т
20

17
Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников
ЛЧ
21

18
Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей
Г
23

19
Прогул
ПР
24

20
«Короткий» рабочий день, объявленный работодателем
НС
25

21
Выходные дни
В
26

22
Отсутствие по неустановленной причине
НН
30

23
Простой по вине компании
РП
31

24
Простой по вине работника
ВП
33

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

бухпроффи

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть уволен за прогул.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Что такое журнал учета рабочего времени и для чего он необходим?

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

Законодательная база и цели учета отработанного времени

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

• ежедневный;
• еженедельный;
• ежегодный.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты — читайте здесь.

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1)      порядковый номер;

2)      дата;

3)      ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4)      время, когда подчиненный пришел на работу;

5)      время ухода с работы;

6)      подпись сотрудника;

7)      количество отработанных часов;

8)      комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно — узнайте в нашей новой публикации.

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

Образец бланка журнала учета рабочего времени.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Образец заполнения журнала учета рабочего времени.

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, — биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать тут.

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист заработной платы.

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Образец табеля учета рабочего времени в электронной форме.

Возможно два варианта заполнения дней:

• отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
• отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни.

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете в этой статье.

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

Табель учета рабочего времени — скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы — основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Отсутствие документа — грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно | образец заполнения, бланк

Правильное ведение табеля учета рабочего времени – основа внутреннего документооборота предприятия. Узнайте, как правильно заполнить табель, скачайте образцы заполнения

Как вести табель учета рабочего времени по ТК РФ

Каждое предприятие обязано обеспечить в делопроизводстве ведение табеля учета рабочего времени. В госсекторе приняты свои специальные формы временного учета. Все прочие организации разрабатывают табели в зависимости от своей деятельности и структуры. В любом случае, табель необходимо утвердить во внутреннем документообороте.

Табель учета рабочего времени – основной рабочий документ любого кадровика. Он существует в единственном экземпляре, заполняется ежедневно, за исключением выходных и праздников, то есть нерабочих дней.

Даже если на предприятии принята форма оплаты, не привязанная к подсчету часов (к примеру, сдельная по объему произведенной продукции), табель заполняется по единым правилам. Таковы требования Трудового кодекса.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени на 2018 год

Данные заносятся в табель по каждому сотруднику отдельно и ежедневно. Кроме того, ежемесячно подсчитываются необходимые данные, которые потом будут использоваться всеми службами предприятия, особенно бухгалтерией для расчета зарплаты.

«Шапка» оформляется так:

• Точные реквизиты предприятия и конкретного подразделения.
• Период учета.
• Номер в документообороте организации.
• Дата заполнения.

Также указывается, какой это вид табеля – первичный или корректирующий (с номером правки).

После «шапки» столбцы заполняются соответственно требуемому содержанию.

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в самой полной библиотеке шаблонов журнала «Справочник кадровика». Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Итак, какие столбцы заполняются:

• Строки нумеруются.
• Фамилия, ИО, точная должность работника.
• Табельный номер сотрудника. Это уникальный шифр в документообороте организации, он присваивается работнику при оформлении и используется в бухгалтерии, кадровой и иных службах.
• 1-я половина месяца: податно вносятся данные о явках и неявках работника. Для этого используются условные коды, а количество отработанных часов отмечается цифрами. В конце этого периода подсчитывается общий итог количества отработанного времени.
• 2-я половина месяца: так же, как и первая.
• Месячный итог: общее количество рабочих дней и часов.
• Сверхурочная деятельность за истекший месяц, отдельно подсчитываются  выходы в ночное время, праздники и выходные дни.
• Итог и анализ неявок за месяц: общее количество неявок, количество дней, «прогулянных» по разным причинам – отдельно по каждой причине.
• Количество дней, относящихся к праздникам и выходным.

Важно, что часть столбцов заполняется кадровиком не ежедневно, а только по окончании расчетного месяца. Это учет времени (в днях и часах):

• отработанного в текущем месяце.
• когда сотрудник не вышел на работу (отдельно по разным причинам неявки).
• выходных и праздников.
• отработанного сверхурочно.

Возможны два варианта заполнения документа: сплошной и регистрация отклонений.

Вариант 1. Сплошной метод также называют методом регистрации явок и неявок. Ежедневно заполняются строки, указывающие на то, пришел человек на работу в конкретный день или нет и сколько времени реально отработал. Если была неявка по уважительной причине – эта строка не заполненяется до предъявления удостоверяющих документов.

Вариант 2. Метод регистрации отклонений используется для учета нестандартного рабочего графика. Этот метод применим для сотрудников, выезжающих в командировки или работающих на дому. Так удобно табелировать ночные смены, выход в праздники и выходные дни, сверхурочную деятельность. В остальные дни подразумевается, что работник отработал полную смену.

► Все рабочие ситуации, которые вы должны отметить в табеле, и коды для них

Все изменения в рабочем расписании сотрудников, включая неявку, подтверждаются документами! Как основание для отклонения используются: лист временной нетрудоспособности, приказы об отпуске, командировке, привлечении к сверхурочной работе и т.п.

Календарь: табель рабочего времени на 2018 год

Чтобы облегчить себе трудовые задачи, скачайте бланк табеля учета рабочего времени на каждый месяц 2018 года.

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени

Поскольку табель  —  один из важнейших документов организации, необходимо назначить отвечающего за него сотрудника (ч. 4, ст.91 ТК). Издается приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени работников.

В практике применяются 2 варианта табелирования: централизованный и децентрализованный.

Вариант 1. используется в небольших организациях.

Заносит сведения в документ табельщик, если такая должность есть в штатном расписании, или специалист кадровой службы, если на предприятии есть отдельная кадровая служба.

Возможен вариант, что учет рабочего времени возложен дополнительной обязанностью на другого работника (на предприятиях без кадровой службы). Например, ответственным сотрудником может быть секретарь.

Вариант 2. децентрализованный, чаще используется на предприятиях с большой численностью сотрудников. Там табелированием занимается ответственный по конкретному структурному подразделению сотрудник.

Приказ подписывается руководителем организации.

Кто подписывает табель учета рабочего времени

На предприятиях с небольшой численностью работников табель подписывается напрямую директором. На предприятиях средней численности нужно несколько подписей: ответственного лица, специалиста кадрового отдела и руководителя подразделения. А вот на больших предприятиях принято составлять несколько табелей, по каждому структурному подразделению.

Табель учета рабочего времени водителей

В силу особенностей профессии водителя учет времени, проведенного за рулем, достаточно сложен. При составлении табеля кадровый специалист должен ориентироваться на Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденное Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15.

Работодатель обязан использовать тахограф, регистрирующий движение и стоянку машины, и следить за его исправностью (невыполнение этого влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 11.23 КоАП РФ). Общая продолжительность рабочего дня, отраженного в документе, не должна превышать 12 часов в сутки. 

Исключение из этого правила — необходимость выполнения срочных сверхурочных работ, но и они не должны продолжаться больше 4 часов 2 дня подряд, а суммарно за год не больше 120 часов.

Такая потребность в сверхурочных работах может возникнуть при неявке сменщика или если остановка работы влечет угрозу для жизни и здоровья людей, порчу груза. Часто совершают ошибку, записывая как рабочее время только время движения.

Согласно Положению, часы охраны груза и автомобиля должно засчитываться в рабочее время, причем не менее 30% от всего времени.

Также для учета рабочего времени водителей необходимо составлять путевой лист и график стоянок-движения. Важно, чтобы сведения в этих документах соответствовали друг другу, иначе работодатель будет привлечен к ответственности.

Выписка из табеля учета рабочего времени

Выписки из табеля делаются по запросам бухгалтерии и других служб предприятия. Например, сотрудник увольняется. В этом случае необходимо рассчитать точные выплаты для начисления выплат при сокращении. Нет необходимости «подбивать» данные по всем сотрудникам, достаточно сделать выписку данных по конкретному работнику.

Образец выписки из табеля учета рабочего времени

Скачать образец  >>>

Корректирующий табель учета рабочего времени: образец

Если в первичный табель необходимо внести поправки, создают корректирующий документ.

Это достаточно частая ситуация: например, сотрудник не вышел на работу, предупредив по телефону, что заболел.

Ответственный за ведение табеля учета рабочего времени работников не может отметить больничный лист нетрудоспособности, пока сотрудник выздоровеет и не принесет его, так что указывает неявку по невыясненным причинам. После получения  удостоверяющего документа табель необходимо скорректировать.

Заполняя табель по форме 0504421, в строке «вид» указывается, первичный он или корректирующий. Принято обозначение «0» для первичного, «1» и последующие – для корректирующих табелей. На основании правок  будет произведен перерасчет зарплаты за предыдущий месяц.

Унифицированная форма Т-12 не предусматривает такого реквизита, как отметки о коррекции. Поэтому корректирующий документ заполняют заново, только ставят другой номер,  например, с дробью и дату.

Все исправления в корректирующий табель вносятся в сроки, регламентированные внутренними правилами документооборота организации.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Часто спрашивают, сколько необходимо хранить табель. Это зависит от условий труда конкретного сотрудника.

Если предприятие не относится к повышенному классу опасности — документ хранится 5 лет.

На предприятиях с вредными или опасными условиями труда документ должен храниться 50 лет, и дольше в некоторых случаях (75 лет до 2003 года).